Virksomhetsstyringen skal baseres på mål- og resultatstyring som overordnet styringsprinsipp.

Styringsprinsippet skal;

• sikre effektiv gjennomføring av politiske vedtak
• sikre etterlevelse av lover og forskrifter
• integrere risikostyring og internkontroll
• sikre en hensiktsmessig organisering, effektive arbeidsprosesser og riktig ressursanvendelse
• sikre læring, forbedring og innovasjon

Systematisk rapportering fra tjenesteområdene til rådmannen, og videre fra rådmannen til politiske organer, er en forutsetning for god politisk og administrativ styring. Vårt rapporteringssystem består av månedsrapporter, kvartalsrapporter og årsrapport, som alle fremmes for politisk behandling. I tillegg er det anskaffet et analyseverktøy som muliggjør daglig rapportering på enhets-/ avdelingsnivå knyttet til utvalgte indikatorer for å følge opp ressursanvendelsen innenfor områdene økonomi, lønn/personal og innkjøp.

Mål- og resultatstyring

Dette innebærer at vi skal planlegge og sette mål, måle og følge opp resultatene for å avdekke avvik og kontinuerlig forbedre og videreutvikle tjenestene. Mål- og resultatstyring skal også sikre læring i organisasjonen.

Mål- og resultatstyring skjer manuelt ved hjelp av styringskort.

Dette innebærer at kommunen skal ha systemer som sikrer at politiske vedtak blir fulgt opp og iverksatt.

Vedtaksoppfølging skjer elektronisk i kommunens sak- og arkivsystem ePhorte.
Egne rapporter viser hvilke saker som skal følges opp og hvilke saker som er ferdig effektuert.

Iverksettelse av politiske vedtak sikres gjennom lederavtaler og ulike handlingsplaner.
Dette omfatter også gjennomføring av politiske vedtak som fattes utenom handlingsprogrammet.

Alle ledere skal holde seg orientert om de vedtak som direkte gjelder eget ansvarsområde, samt forhold som berører hele kommunen.

Dette innebærer riktig saksbehandling og tjenesteutøvelse, samt ivaretakelse av kommunens juridiske interesser som forvaltningsmyndighet, tjenesteprodusent og eier.

Saksbehandling skjer elektronisk i kommunens sak- og arkivsystem ePhorte.
Utredning av eventuelle juridiske problemstillinger inngår som et ledd i all saksbehandling.

Tjenesteutøvelse skjer etter gjeldende fullmakter og aktuelt lov- og regelverk som har betydning for oppgaven.

Kravet til internkontroll fremgår av kommuneloven. I tillegg er det innenfor flere områder av kommunens virksomhet særlige lovpålagte krav til internkontroll. Internkontroll er en del av kommunens daglig ledelse og styring innen og mellom fullmaktsnivåene.

Risikovurdering og internkontroll skjer elektronisk i kommunens kvalitetssystem Losen. Risikovurderingen danner grunnlaget for kommunens risikostyring.

Systemet ivaretar dokumentstyring, avvikshåndtering, årshjul, risiko- og sårbarhetsanalyser samt varsling av kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Verktøyet sikrer at daglige arbeidsoppgaver blir utført, styrt og forbedret i henhold til lovens krav.

Ledelsens gjennomgang ivaretar rapportering knyttet til internkontroll i virksomheten og omfatter områdene hms, informasjonssikkerhet og faglig tjenesteutøvelse.

En hensiktsmessig organisering, effektive arbeidsprosesser og god ressursanvendelse skal sikre at innbyggerne mottar tjenester av rett kvalitet og til rett tid, og at organisasjonens ressurser benyttes på en effektiv måte og innenfor vedtatte økonomiske rammer.

Hensiktsmessig organisering skjer ut fra hensynet til samordning, effektiv oppgaveløsning og kvalitet for brukerne. Organiseringen skal ivareta krav til rolledeling og derigjennom sikre en reell internkontroll.

Effektive arbeidsprosesser skjer gjennom optimalisering av prosesser og bedre samhandling i tillegg til en digitalisering av kommunens systemer. Elementene i PUFF-sirkelen ligger til grunn for utformingen av de enkelte arbeidsprosessene.

God ressursanvendelse skal skje innenfor de mål og budsjettrammer som hvert år vedtas av bystyret.

Kommunens tre fokus

Læring, forbedring og innovasjon

Organisasjonen skal sikre kontinuerlig utvikling av innholdet i sine tjenester og medarbeidernes kompetanse slik at kommunens totale humankapital tilsvarer de krav samfunnet setter til oss.

Kommunens forhold til god forvaltningspraksis skal være gjennomgående i våre planer og daglige virke. Kort sagt skal vi optimalisere økonomi, produktivitet og måloppnåelse slik at våre folkevalgtes vedtak og forutsetninger vil ha best mulig virkning på vårt samfunn og våre brukere.

Vi skal jobbe mot å bli en moderne og lærende organisasjon som fremmer utvikling gjennom involvering, styringsdialog og resultatfokus uten å ta den betydelige kostnaden det er å ligge i front på andre områder enn de våre folkevalgte har bestemt. Sterke og brede grunntilbud vil danne gode fundamenter for læring hvor repetisjon og nyanser i tjenesteutførelsen vil gi oss innsikt til gradvis å forbedre oss.

Kommunens forvaltningspraksis evalueres eksternt gjennom Kommunekompasset. Evalueringen oppsummerer kommunens styrker, svakheter og utfordringer og danner grunnlag for videre utvikling. I tillegg gjennomføres det forvaltningsrevisjon tilsyn innenfor ulike områder.

Årshjul

Hvert år gjennomføres det en rekke styringsprosesser. Disse er satt inn i et overordnet årshjul som viser hvordan arbeidet med ulike dokumenter og prosesser fases inn i forhold til hverandre politisk og administrativt. Århjulet viser også de aktivitetene som finner sted hvert fjerde år etter valg. I tillegg til det overordnede årshjulet har kommunen detaljerte årshjul for enkeltstående prosesser/aktiviteter.

Årshjul 2018

Utfordringer og planer

Det er en målsetning at virksomhetsstyringen skal forenkles og bli mer effektiv. Samtidig skal organisasjonens forståelse og modenhet på området styrkes.

• Anskaffe og innføre et elektronisk system for virksomhetsstyring – verktøyet skal blant annet benyttes til å få på plass en helhetlig plan- og målstruktur. Systemet er anskaffet og tas i bruk i 2018.
• Videreutvikle «Ledelsens gjennomgang» som rapporteringsverktøy.
• Ta i bruk Public Portal – synkronisering av dokumentbiblioteket i kvalitetssystemet og dokumenter i nettportalen.
• Ta i bruk analyseverktøyet Visma BI som rapporteringsverktøy.
• Ha større fokus på selskapskontroll og eierstyring.

Kommunens sak- og arkivsystem skal ut på anbud i løpet av 2020.

Rådmannen vil ha fokus på videreutvikling av styringsdata, slik at man kan følge utviklingen gjennom året og ved behov iverksette korrigerende og forebyggende tiltak.

Rådmannen vil ha fokus på forebyggende og kvalitetsfremmende arbeid i hele kommunen og etablere gode kontrollaktiviteter med spesiell vekt på ROS-analyser. Å utnytte funksjonaliteten i kvalitetssystemet vil være en del av dette arbeidet.