Statlig tilsyn

Staten fører tilsyn for å sikre at kommunen ivaretar innbyggernes rettssikkerhet og øvrige kommunale oppgaver i tråd med nasjonale målsetninger.

Vi har i løpet av 2018 hatt flere tilsyn fra ulike aktører. Ny tilsynsmetodikk vektlegger i større grad læring fra tilsynet, gjennom for- og etterarbeid, oppfølging og erfaringsutveksling. Tabellen under gir en oversikt over gjennomførte tilsyn.

Gjennomførte tilsyn

REGNSKAPSREVISJON

Det interkommunale revisjonsselskapet Møre og Romsdal Revisjon IKS står for revisjonen av regnskapet i 2018. Selskapet ble etablert i november 2016 og overtok revisjonsansvaret for kommunen fra 1. februar 2017.

Kommunerevisjonen har i tillegg til revisjon av Kristiansund kommune, gjennomført regnskapsrevisjon av følgende hel-/deleide selskaper for regnskapsåret 2018:
• Kristiansund kommunale Sundbåtvesen KF
• Kristiansund Havnekasse

Revisjonsberetningene vil foreligge før sommeren 2019.

FORVALTNINGSREVISJON

Kontrollutvalget vedtok 20.9.2016 å gjennomføre følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter for Kristiansund kommune i perioden 2016–2019:

1. Etikk og habilitet på administrativt og politisk plan
2. Kvalitet i hjemmetjenestene
3. Gjennomfører Kristiansund kommune god eierstyring i sine selskaper?
4. Har Kristiansund kommune god intern kontroll?

Etikk og habilitet på administrativt og politisk plan
Oppstart i 2016 og vedtatt i bystyret i 2017.

Kvalitet i hjemmetjenestene
Gjennomført i 2018. Revisjonen konkluderte med at hjemmetjenesten i Kristiansund kommune har en solid erfaring, kompetanse og engasjement for å oppfylle de revisjonskriterier som er valgt i dette prosjektet.

Gjennomfører Kristiansund kommune god eierstyring i sine selskaper?
Ikke påbegynt.

Har Kristiansund kommune god intern kontroll?
Ikke påbegynt.

SELSKAPSKONTROLL

Eiermeldingens del 1 om overordnede prinsipper for eierpolitikken i gjeldende bystyreperiode, ble vedtatt av bystyret i 2015. Eierberetningen gir status over kommunens eierinteresser, og ble behandlet i bystyret i desember 2018, i sak 18/95.

Helhetlig system for styring og kontroll
Implementering av Stratsys, webverktøy for virksomhetsstyring, har pågått i hele 2018.

Arbeidet har omhandlet:

• Integrasjoner mot fagsystemer og databaser
• Utvikling av styringsmodeller
• Utarbeidelse av måleindikatorer
• Utvikling av maler for planer og rapporter

Arbeidet med implementeringen av systemet fortsetter i 2019.

PLANSTRATEGI

Gjeldende planstrategi for Kristiansund kommune 2016–2019 ble vedtatt i bystyret 28.6.2016. Den nye planstrategien viser kommunens sentrale styringsdokumenter. Alle disse skal forankres i definerte politiske organer, som både har eierskap til og ansvar for utarbeidelse og gjennomføring av planleggingen.

Tabellen under viser prioriterte planoppgaver med revisjonsstatus i henhold til vedtatt planstrategi 28.6.2016.

Prioriterte planoppgaver

Prioriterte planoppgaver

Tabellen under viser oversikt over planer med revisjonsstatus pr mars 2018, jf vedtatt planstrategi 28.6.2016.

FS = Formannskapet
PB = Plan- og bygningsrådet
MT = Miljø- og teknisk
SBK = Skole-barnehage-kultur
HOS = Helse-omsorg-sosial

Gjeldende kommuneplan ligger til grunn for kommunens mål og strategier. Det er ikke utarbeidet delmål, tiltak og aktiviteter knyttet til planens hovedmål i løpet av 2018. Dette arbeidet vil skje parallelt med implementeringen av Stratsys. Manuelle styringskort er derfor benyttet til oppfølging av kommunens fem gjennomgående fokusområder. Områdene kan vise til resultatforbedring på noen av måleparameterne. Det er ikke rapportert på delmål for rammeområdene.

Mål- og resultatstyring inngår også i kommunens lederavtaler. Resultatkravene er i 2018 fulgt opp gjennom medarbeidersamtaler med den enkelte leder. Korrigerende og forebyggende tiltak er iverksatt fortløpende ved avdekking av avvik eller risiko for avvik knyttet til forvaltning og tjenesteutøvelse.

INTERNKONTROLL

Kommunens elektroniske kvalitetssystem «Losen» ivaretar dokumentstyring, avvikshåndtering, korrigerende tiltak, risiko- og sårbarhetsvurderinger (ROS) samt varsling av kritikkverdige forhold på arbeidsplassen.

Vi har i løpet av 2018 hatt fokus på videreutvikling av både kvalitetsarbeid og kvalitetssystemet:

• Oppbygging og vedlikehold av dokumentbiblioteket
• Utarbeidet brukermanual for systemadministrasjon av kvalitetssystemet
• Ansettelse av kvalitetsrådgiver med sertifisering innen kvalitetsledelse og revisjon
• Omfattende oppdatering av kvalitetssystemet på grunn av endringer i organisasjonsstruktur

Opplæring av ansatte er en kontinuerlig prosess. Deres medvirkning er viktig i internkontrollarbeidet. Kvalitetsrådgiver bistår enheter der det er behov for opplæring og trening i bruk av kvalitetssystemet.

Kvalitetssystemet Losen

Vi har benyttet vårt sak- og arkivsystem «ePhorte» for å sikre korrekt saksbehandling og oppfølging av politiske vedtak. Oppfølging av politiske vedtak vil bli en egen styringsmodell i Stratsys.Antall unike brukere av systemet er økende. Opplæring og tilgjengelighet har vært avgjørende. Det er flest meldte avvik innenfor Helse og omsorg, øvrige tjenesteområder har fremdeles et stort potensiale. Dokumentproduksjon og gjennomførte ROS-analyser økte fra 2016 til 2017. Graden av aktivitet er fremdeles varierende mellom de ulike tjenesteområdene, både når det gjelder rapportering av avvik, dokumentproduksjon og ROS-analyser. Videre progresjon krever økt fokus på kvalitetsarbeid hos den enkelte enhetsleder i samarbeid med superbruker.

Vi har i løpet av 2018 gjennomført systemrevisjon av fagsystem samt kontinuerlig revisjon av prosedyrer i Losen. Det er ikke gjennomført sikkerhetsrevisjon i forhold til informasjonssikkerhet og personvern.

«Ledelsens gjennomgang» som egen rapportering knyttet til internkontroll i virksomheten ble innført i 2016. En overordnet rapport basert på enhetenes innrapportering ble utarbeidet før sommeren 2017. Rapporten omhandlet områdene HMS, informasjonssikkerhet og faglig tjenesteutøvelse. Ledelsens gjennomgang er ikke utarbeidet for 2018. Rapporteringen vil bli ivaretatt i Stratsys, når systemet er implementert.

REGNSKAPSUTVIKLING OG ØKONOMISK STYRING

Budsjettet for 2018 var det første budsjettet uten statlig kontroll etter en periode i ROBEK . Etter omstillingsprosessen som førte kommunen ut av ROBEK, ble det for både 2017 og 2018 balanse i regnskapet. Den økonomiske situasjonen er likevel ikke uten utfordringer – det er nødvendig å fortsette med omstillingsprosesser for å skape en sunn og bærekraftig økonomi for tjenesteproduksjonen.

Det har vært god oppfølging og kontroll på våre investeringsprosjekter gjennom året. Investeringskostnadene er under budsjett samlet sett. Avviket skyldes forsinkelser i oppstart og gjennomføring av vedtatte investeringer. Alle store prosjekter har en utvikling i tråd med budsjett. I 2018 var det lagt ekstra vekt på oppfølging, rapportering og styring av investeringssiden. Konkret resultat er vist i kvartalsrapportene, herunder revidering av investeringsbudsjettet knyttet til tredje kvartal.

Driftsbudsjettet ble betydelig styrket av ekstraordinær skatteinngang på nasjonalt nivå, som Kristiansund kommune tok del igjennom inntektsutjevningen. Det ble også reduksjon av netto finansutgifter sett fra opprinnelig budsjett, et forhold som ble justert gjennom året via kvartalsrapportene. Rammeområdene overholdt ikke de vedtatte økonomiske rammer, selv ikke etter betydelig styrking i budsjettvedtakene gjennom året og lavere pensjonsutgifter i forhold til budsjett. De største utfordringene er knyttet til turnusbaserte tjenester innen helse og omsorg.

Månedsrapportene fra rammeområdene er en sentral del av økonomioppfølging og -styringen gjennom året. Med bakgrunn i månedsrapportene får de enkelte enhetene tilpasset oppfølging gjennom året. Dette arbeidet gir grunnlaget for kvartalsrapportering på økonomi, sykefravær og verbalforslag til formannskap og bystyre.

Analyseverktøyet «Visma BI » er rullet ut på de gjennomgående områdene økonomi, lønn/personal, innkjøp. Verktøyet muliggjør daglig rapportering på enhets- og avdelingsnivå knyttet til utvalgte indikatorer, og skal bidra til bedre styring og kontroll på vår ressursbruk innen disse områdene. Verktøyet skal være tilgjengelig på både administrativt og politisk nivå.

For å få til et godt utgangspunkt for et meget krevende handlingsprogram for perioden 2019 til 2022, ble den årlige budsjettkonferansen gjennomført for formannskap, gruppeledere og tillitsvalgte både på sommeren og høsten 2018.

Etisk standard

Kommuneloven signaliserer at kommunal virksomhet skal kjennetegnes av tillit og bygge på en høy etisk standard. Å følge lovene er et etisk og moralsk krav. Samtidig går etikken utover jussen. En handling skal være lovlig, men også kunne begrunnes etisk og ses i sammenheng med kommunens øvrige mål og verdier.

Etisk arbeid i kommunen handler om bygging av tillit og er grunnleggende i forvaltningen av fellesskapets verdier. Tillit øker kommunens handlingsrom, både som tjenestetilbyder, myndighetsutøver, samfunnsutvikler og demokratisk arena. Tillit gir grunnlag for medarbeiderfellesskap, samarbeid innad i kommuneorganisasjonen og for et nødvendig samspill mellom kommune, næringsliv, frivillighet og innbyggere. I Kristiansund kommune har vi etiske retningslinjer som følges av både ansatte og politikere. Kommunens etiske retningslinjer ble vedtatt i 2007.

Kommunen skal forvalte fellesskapets ressurser på en god måte, fastsette innbyggernes rettigheter og plikter og tildele tjenester. Dette har stor betydning for den enkeltes rettssikkerhet og velferd. Lover, regler og interne rutiner regulerer hvordan kommunen forvalter sitt samfunnsansvar. Gjennom å kjenne til og følge reglene kan folkevalgte og ansatte sikre at beslutninger blir så riktige, rettferdige og gjennomtenkte som mulig, og bidra til den allmenne tilliten til kommunen. Kristiansund kommune praktiserer meroffentlighet.

Dårlige holdninger, kameraderi, maktmisbruk, misligheter eller korrupsjon er uheldig for tilliten. Straffeloven definerer korrupsjon som å kreve, motta eller akseptere et tilbud om en utilbørlig fordel i anledning av stilling, verv eller oppdrag. Korrupsjon kan også være å gi eller tilby noen en utilbørlig fordel. Hvor grensen for hva som er «utilbørlig» går, kan være vanskelig å si eksakt. Enkeltpersoner, kommunale enheter, ledere og politikere kan foreta seg mindre eller større handlinger som avviker fra idealet om høy etisk standard. Kristiansund kommune har «Retningslinjer for håndtering av krevende personalsaker, konflikter og varsling i Kristiansund kommune», vedtatt i Arbeidsmiljøutvalget 27. april i 2017.

Vi har ikke mottatt varsel i 2018, men har behandlet mange konfliktsaker. Personalseksjonen gir enhetslederne og avdelingslederne lederstøtte ved behov. Dersom enhetsleder blir påklaget behandler personalsjefen klagesaken.

Utfordringer og planer

Rådmannen er godt i gang med en prosess for å heve kvaliteten på kommunens plandokumenter. Dette skal resultere i en mer integrert og sammenhengende planstruktur i kommunen. Det er i gjeldende planstrategi lagt opp til få, men strategisk styrende plandokumenter. Kommuneplan for Kristiansund – Samfunnsdelen, er på plass som den viktige overbygningen for andre planer som utarbeides. Rådmannen vil sørge for et tett samarbeid med de folkevalgte for å utarbeide planer som står seg i fremtiden. Planarbeid knyttet til kommuneplanens arealdel vil pågå fram til høsten 2020.

Det ble høsten 2017 vedtatt Kommunal digital gestalt. Realisering av kommunens nye digitaliseringsstrategi vil være en prioritert oppgave i 2018 til 2020.

Rådmannen vil ha fokus på å forbedre og effektivisere virksomhetsstyringen gjennom innføring av styringssystemet Stratsys. Vi skal;

• utarbeide delmål, tiltak og aktiviteter knyttet til hovedmålene i kommuneplanens samfunnsdel
• styrke internkontrollen og videreutvikle verktøy som understøtter betryggende kontroll
• ha større fokus på selskapskontroll og eierstyring i fremtidige rapporteringsmaler
• peile oppfølgingen av politiske vedtak for våre innbyggere på kommunens nettside
• ta i bruk Public Portal – synkronisere dokumentbiblioteket i kvalitetssystemet og dokumenter i nettportalen
• implementere nytt sak- og arkivsystem

Rådmannen vil videreutvikle etikk- og antikorrupsjonsarbeidet i kommunen, og har utfordret personalsjef i å;

• revidere de etiske retningslinjene
• utarbeide retningslinjer for akanarbeidet i kommunen
• utarbeide prosedyre for håndtering av saker som innebærer konflikt, mobbing, trakassering eller annen utilbørlig oppførsel
• utarbeide prosedyre for varsling (erstatter «Retningslinjer for håndtering av krevende personalsaker, konflikter og varsling i Kristiansund kommune»)
• utarbeide retningslinjer for forebygging, håndtering og oppfølging av vold og trusler mot ansatte i Kristiansund kommune

Rådmannen ønsker også at det lages plan for implementering av planene. Arbeidet startet opp høsten 2018 og planlegges vedtatt i løpet av våren 2019.

I arbeidet med å lage prosedyrer for varsling skal det etableres et enkelt meldesystem som ivaretar ekstern varsling på kommunens nettside

Det skal være åpenhet og innsyn i kommunens saksbehandling og prioritering. Alle saker som har behov for etisk avklaring vil innstilles til offentlig politisk behandling.