For å kunne ivareta samfunnsoppdraget vårt som tjenesteyter, myndighet, samfunnsutvikler og demokratisk arena kreves det evne til omstilling, endring og fornying. Gjennom å utvikle en kultur for erfaringslæring og styrke evnen til å omsette kunnskap til ny praksis og bedre tjenester har kommunen som ambisjon å være en innovativ og lærende organisasjon.

Mål og resultater

EFFEKTIVE ARBEIDSPROSESSER

OPTIMALISERING

• Intensivert arbeidet med å optimalisere arbeidsflyten mellom ulike fagsystem i sentraladministrasjonen.
• Kommunen har tatt i bruk KS-læring som opplæringsplattform for nettkurs, arrangement og en kombinasjon av disse. Vi har utviklet egne nettkurs, samt tatt i bruk kurs som er utviklet nasjonalt.
• Videre arbeid med selvhjelpsskjema for at brukerne blir mer selvhjulpne i sine forespørsler.
• Digitalt toppsystem for oversikt og delegering av tilganger til kommunens fagsystemer.
• Digitalisert og automatisert saksgang mellom oss og flere statlige etater, som alle innebærer bedre kvalitet, bedre sikkerhet og mer effektiv saksbehandling og –gang.

Internt får vi kontinuerlig tilbakemelding via vår IKT-ServiceDesk knyttet til drift og via vårt kvalitetssystem ved avvik på prosedyrer og retningslinjer knyttet til HMS, organisasjon og tjeneste/bruker. Det er også gjennomført kartlegging av opplæring, service og tilgjengelighet knyttet til flere av våre fagsystem.

SAMHANDLING

• Responssenter med digital plattform som knytter sammen brukere og riktig kommunal tjeneste 24/7.
• Kristiansund har utviklet et eLæringskurs i bruk av Office 365. Kurset benyttes nasjonalt, og er utviklet i samarbeid med Microsoft og KS-læring.
• Trådløst nett i hele kommunen – åpent og til bruk for alle.
• Utvidet bruk av Office 365 som innebærer en rekke nye applikasjoner:
  • Forms – for spørreskjema og undersøkelser
  • Skype – for telefoni, meldinger og digital samhandling
  • Teams – for lettere samarbeid i grupper og på tvers av organisasjonen
  • Planner – for oversiktlig planlegging og gjennomføring av prosesser og oppgaver
  • Sway – for deling av informasjon og holde presentasjoner
• Lansert chat-boten «Kari» på hjemmesiden for å forenkle dialog mellom innbygger og kommune.
• «Broen» via Sway gir et viktig knutepunkt for informasjon og nyheter.
• Bedre samhandling mellom politikk og administrasjon gjennom «Spørsmål og svar» i budsjettprosessen.

DIGITALISERING

Vi har i 2018 satt i gang en rekke prosjekter for å realisere kommunens digitale strategi, Kommunal Digital Gestalt, heretter omtalt som KDG. KDG setter viktigheten av en god digital infrastruktur i fokus slik at vi enkelt og sikkert kan legge nye eller forbedrede tjenester på toppen. KDG legger vekt på å forenkle nettilgang, tilgjengeliggjøre vår digitale dør inn, forenkle informasjonsflyt, bedre sikkerhet og å forenkle systemtilgangen. KDG har fokus på fire områder:

1. Digital transformasjon. Her inngår opprusting av infrastruktur som ønsker ny teknologi velkommen.
2. Digital samhandling. Flere av våre tjenester skal overvåkes og leveres med digitale hjelpemiddel.
3. Digitalt sammenkoblet samfunn. Vi innfører gode digitale samhandlingsverktøy for å jobbe effektivt i grupper, både tverrfaglig og med innbyggere, næringsliv og frivillighet.
4. Digital oppgaveløsning. Fagsystemer, sensorer og mennesker skal kobles sammen rundt en oppgave og gi kontroll på oppgaveløsningen.

Vi har lansert satsingen «Påkobla Kristiansund». Dette slagordet innlemmer den tradisjonelle SmartBy-tanken, men også så mye mer. Påkobla Kristiansund skal være innovativ, smart og modig når det kommer til å ta i bruk ny teknologi for å gi bedre tjenester til innbyggerne. Kristiansund skal være bevisst og ta et ansvar for utfordringene vi står overfor og være Påkobla verden.

Vi har stillinger som arbeider kontinuerlig med å fremme digitalisering:

• Systemarkitekt skal jobbe for at datasystemer skal integreres tettere og dele informasjon i størst mulig grad. Overordnet ansvar for at våre IKT-verktøy er moderne, integrerte og tilpasset en moderne kommune.
• Digitaliseringsrådgiver jobber med kommunens digitale kommunikasjon og uttrykk, samt digitalisering av arbeidsprosesser.
• Digitaliseringskoordinator (gjennom Kom Trainee) jobber for en helhetlig optimalisering av digitaliseringsprosjektene. Fokus på sensorikk, verdiøkende tjenester til innbyggere og gevinstrealisering innad i kommunen.

Det har i hele 2018 vært jobbet parallelt med flere digitaliseringsprosjekter. Felles for alle er å gjøre oppgaveløsningen enklere og mer effektiv, både internt og eksternt. I løpet av 2018 har vi jobbet med følgende digitaliseringsprosjekter:

• Vi har videreutviklet hjemmesiden, kristiansund.kommune.no
• Vi har lansert Kari, kommunens digitale praterobot som kan svare på tusenvis av relevante spørsmål. Kari jobber døgnet rundt, 24/7 – 365 dager i året og sørger for at kommunen alltid er tilgjengelig for sine innbyggere.
• Vi har forenklet og digitalisert flere skjema, både for internt og eksternt bruk.
• Vi har anskaffet nytt system for behandling av byggesaker, eByggesak 360 fra Tito. Dette systemet skal forenkle og effektivisere saksgangen i byggesaker.
• Vi akselererte bruken av digitale betalingsløsninger, herunder Vipps. (Statistikk Siri på bruk av Vipps)
• Vi har fjernet alle frankeringsmaskiner bortsett fra på Servicetorget. Hensikten er at alle skal sende posten digitalt enten ved å benytte SvarUT integrert i fagsystem eller SvarUt-manuell forsendelse dersom dette er mulig. Vi har også tatt i bruk eDialog på kommunens hjemmeside, slik at innbyggerne kan sende sikker digital post til kommunen.
• Vi har opprettet samarbeid med NEAS og satt opp to basestasjoner for LoRaWAN -nettverk, et lavfrekvent sensornettverk tilpasset å sende små datamengder over lengre avstander.
• Vi har testet ulike typer LoRaWAN sensorer:
  • I Vågeveien har vi montert og testet ni parkeringssensorer. Vi har også laget visualiseringer av sensordataene rettet mot innbygger.
  • Vi har startet test av LoRaWAN-søppelsensorer
• Vi har utviklet egne søppelsensorer og programvare knyttet til disse
• Vi har rullet ut i overkant av 200 nettbrett i hjemmetjenesten for å effektivisere arbeidsdagen slik at fagpersonellet kan bruke mer tid på fag og pasienter/brukere og mindre tid på kjøring og rapportering.
• Innføring av velferdsteknologilab på Storhaugen. I denne lab’en kan ansatte i helsesektoren prøve og få opplæring i ny velferdsteknologi som kommunen skal innføre eller har innført.
• Vi har tatt i bruk digitale sykemeldinger
• Vi har bygd opp digitalt virksomhetsstyringssystem
• Vi har startet et omfattende digitalt løft i grunnskolen. Alle 1.- og 2. klassinger har fått egen iPad og alle 5.- og 8. klassinger har fått egen PC. I løpet av 2020 vil vi ha full 1-til-1-dekning i grunnskolen i Kristiansund. Dette gir våre grunnskoleelever et likt utgangspunkt for å bli gode digitale borgere.
• Vi har arbeidet med skyreisen: Hovedinnholdet i prosjektet er at alle kommunens egne fagsystemer skal flyttes til en skyløsning for å være tilgjengelig på best mulig måte og at kommunens datarom på Rådhuset ikke lenger skal være nødvendig å drifte. Prosjektet ferdigstilles i løpet av 2019 og har følgende omfang:
  • Alle kommunens fagsystemer skal være flyttet til en skyløsning for så å støtte KDG dokumentet.
  • Det skal settes opp en sentralisert plattform som gjør det mulig å nå alle applikasjoner, sikkert, fra hele internett.
• Vi har pilotert ny printløsning som drastisk forenkler bruk og hvilke enheter man kan printe fra og som også gir bedre kontroll på utskriftene som foretas i kommunen. Med Printix kan man printe fra hvilken som helst kommunal printer med sin foretrukne digitale enhet.
• Vi har utviklet en rekke elektroniske kurs og lagt disse ut på KS sin e-læringsportal.
• Vi har bidratt til ny forskning og utvikling innen autonomi og elektroniske fartøy til vanns gjennom prosjektet Autonom Sundbåt.

HENSIKTSMESSIG ORGANISERING

Vi har åpnet Karihola barnehage som gir Kristiansundsbarnehagen et løft i form av effektiv ressursutnyttelse både av personell og byggkvaliteter, til beste for våre små barnehagebarn.

Vi har utredet innhold i skolene og tomtevalg for de to skolene som er under planlegging for en pedagogisk og stimulerende læringshverdag for elevene våre.

Vi har startet rehabiliteringen av Rokilde som når det står ferdig vil styrke innsatsen vår for stadig økt behov, kapasitet og kompleksitet i oppgavene i omsorgstjenestene.

Vi har planlagt omorganisering i sentraladministrasjonen mot rammeområdene Politikk og Plan og byggesak for mer hensiktsmessig og effektiv organisering, med igangsetting fra 1. januar 2019.

Vi har fortsatt profesjonaliseringen av vaktmestere og renholdere for å kunne ha spesialister innen fagene og dra nytte av stordriftsfordeler.

Utfordringer og planer

EFFEKTIVE ARBEIDSPROSESSER

Rådmannen har satt i gang tiltak for bedre ressursutnyttelse, mer tid til kjerneoppgavene og større trivsel og arbeidsglede hos de ansatte gjennom digitaliseringsplanen Kommunal Digital Gestalt. Rådmannen vil implementere de teknologiske løsningene på en slik måte at vi får ut ønsket effekt både for organisasjonen og våre innbyggere. Fokus vil være på hvordan IKT kan forenkle tilgangen til informasjon og tjenester og på den måten bidra til at det jobbes smartere. I tillegg skal vår ServiceDesk effektiviseres for å øke den interne brukerstøtten.

Velferdsteknologi skal være en naturlig del, og gjerne et førstevalg, innenfor tildeling av hjemmebaserte tjenester. Som beskrevet over har vi satt opp en lab for velferdsteknologi i 2018 som vil videreutvikles i takt med nye løsninger og arbeid med tjenestedesign og opplæring. Sykehjemmene skal få utnytte teknologi for bedre kvalitativ omsorg, og samtidig frigjøre varme hender til der behovet er.

HENSIKTSMESSIG ORGANISERING

Rådmannen har flyttet fokus fra overordnet organiseringen til en effektivisering av tjenesteleveransene og samhandlingen. I dette ligger et omfattende arbeid med optimalisering av de ulike arbeidsprosesser i alle deler av kommunen, til nytte for innbyggerne og aktørene som utgjør samfunnet Kristiansund.

Ny barnehagestruktur er på plass. Arbeidet med ny skolestruktur er godt i gang og klart for tomtevalg. Rehabiliteringen av Rokilde går for fullt. Søknaden for nytt Opera- og kulturhus er revidert. Alle disse vil være med å fornye måten vi organiserer og fasiliterer morgendagens tjenester i Kristiansund.

LÆRENDE OG UTVIKLINGSORIENTERT ORGANISASJON

Rådmannen vil utvikle en tydelig kultur for læring og fornyelse. Viktige instrumenter for videre lærings- og utviklingsarbeid er lederopplæring, implementering av PUFF og 10-faktor undersøkelse.