Statlig tilsyn

Staten fører tilsyn for å sikre at kommunen ivaretar innbyggernes rettssikkerhet og øvrige kommunale oppgaver i tråd med nasjonale målsetninger.

Vi har i løpet av 2017 hatt flere tilsyn fra ulike aktører. Ny tilsynsmetodikk vektlegger i større grad læring fra tilsynet, gjennom for- og etterarbeid, oppfølging og erfaringsutveksling. Tabellen under gir en oversikt over gjennomførte tilsyn.

Gjennomførte tilsyn

Egenkontroll

Egenkontroll er den kontroll vi selv har ansvar for å utøve eller sørge for at blir utført. God egenkontroll skal bidra til å gi innbyggerne tillit til at vi utøver myndighet og leverer tjenester på en betryggende måte.

Egenkontroll består av en rekke virkemidler og utøves av flere aktører:

• Bystyret
• Kontrollutvalget
• Rådmannens internkontroll
• Regnskapsrevisjon
• Forvaltningsrevisjon
• Selskapskontroll

Bystyret har tilsyns- og kontrollansvar for kommunens virksomhet. Selskapskontroll inngår som en del av kontrollansvaret.

Kontrollutvalget fører løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen på vegne av bystyret og påser at vi har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalgets forvaltningsrevisjoner gir de folkevalgte mulighet til å følge opp at politikk og prioriteringer gir ønskede resultater i tjenesten for kommunens innbyggere.

Rådmannen er ansvarlig for at kommunen har et hensiktsmessig og helhetlig system for styring og kontroll og at det utøves internkontroll i virksomheten.

Kommunens revisor gjennomfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og revisjon av rådmannens internkontroll så langt det følger av god kommunal revisjonsskikk.

Det nye interkommunale revisjonsselskapet «Møre og Romsdal Revisjon IKS» står for revisjonen av regnskapet i 2017. Selskapet ble etablert i november 2016 og overtok revisjonsansvaret for kommunen fra 1. februar 2017.

Kommunerevisjonen har i tillegg til revisjon av Kristiansund kommune, gjennomført regnskapsrevisjon av følgende hel-/deleide selskaper for regnskapsåret 2017:

• Kristiansund kommunale Sundbåtvesen KF – ingen merknader til regnskapet i revisjonsberetningen.
• Kristiansund havnekasse – ingen merknader til regnskapet i revisjonsberetningen

Revisjonsberetningene vil foreligge før sommeren 2018.

Kontrollutvalget vedtok 20.9.2016 å gjennomføre følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter for Kristiansund kommune i perioden 2016–2019:

1. Etikk og habilitet på administrativt og politisk plan.
2. Kvalitet i hjemmetjenestene.
3. Gjennomfører Kristiansund kommune god eierstyring i sine selskaper?
4. Har Kristiansund kommune god intern kontroll?

Møre og Romsdal revisjon IKS leverte rapporten om «Etikk og habilitet blant ansatte og politikere i Kristiansund kommune». Rapporten ble behandlet i bystyret i august 2017. Kommunen har satt i verk oppfølgingen av de punktene revisjonen anbefalte og kontinuerlig arbeide med tematikken framover.

Eiermeldingens del 1 om overordnende prinsipper for eierpolitikken i gjeldene bystyreperiode, ble vedtatt av bystyret i 2015. Eierberetningen gir status over kommunens eierinteresser, og ble behandlet i bystyret i desember 2017.

Helhetlig system for styring og kontroll

Gjeldende planstrategi for Kristiansund kommune 2016–2019 ble vedtatt i bystyret 28.6.2016. Den nye planstrategien viser kommunens sentrale styringsdokumenter. Alle disse skal forankres i definerte politiske organer, som både har eierskap til og ansvar for utarbeidelse og gjennomføring av planleggingen.

Tabellen under viser prioriterte planoppgaver med revisjonsstatus i henhold til vedtatt planstrategi 28.6.2016.

Prioriterte planoppgaver

Manuelle styringskort er benyttet til oppfølging av vedtatte mål- og resultatkrav i 2017. Resultat i forhold til overordnede mål i kommuneplanen samt øvrige resultatkrav i handlingsprogrammet er rapportert ved årets slutt i årsrapporten. Flere rammeområder kan vise til resultatforbedring på ulike måleparameter i 2017.

Styringskortene ble innført i 2014. Det ble i 2015 gjennomført en videreutvikling av innholdet i kortene basert på en deling mellom felles gjennomgående mål for hele den kommunale virksomheten og unike mål for tjenesteområdene. Det er ikke foretatt justeringer i 2017. En fullstendig revisjon av mål- og resultatkrav vil bli foretatt i forbindelse med innføring av Stratsys. Samfunnsdelen i den nye kommuneplanen vil være utgangspunkt for arbeidet.

Mål- og resultatstyring inngår også i kommunens lederavtaler. Resultatkravene er i 2017 fulgt opp gjennom medarbeidersamtaler med den enkelte leder. Korrigerende og forebyggende tiltak er iverksatt fortløpende ved avdekking av avvik eller risiko for avvik knyttet til forvaltning og tjenesteutøvelse.

Kommunens elektroniske kvalitetssystem «Losen» ivaretar dokumentstyring, avvikshåndtering, risiko- og sårbarhetsvurderinger (ROS) samt varsling av kritikkverdige forhold på arbeidsplassen.

Vi har i løpet av 2017 hatt fokus på videreutvikling av både kvalitetsarbeid og kvalitetssystemet:

• Oppbygning og vedlikehold av dokumentbiblioteket.
• Gjennomført en-til-en opplæring av superbrukere for videre utrulling av systemet i organisasjonen.
• Gjennomført felles superbrukerdag for å oppnå felles forståelse av innhold og bruk.
• • Utarbeidet brukermanual for statistikk med eksempler til hjelp i kvalitetsarbeidet.

Opplæring av ansatte er en kontinuerlig prosess og arbeidet fortsetter i 2018. Det vil i tillegg være spesielt fokus på ROS-analyser og opplæring knyttet til dette.

Kvalitetssystemet Losen

Vi har benyttet vårt sak- og arkivsystem «ePhorte» for å sikre korrekt saksbehandling og oppfølging av politiske vedtak. Oppfølging av politiske vedtak vil bli en egen styringsmodell i Stratsys.

Vi har i løpet av 2017 gjennomført systemrevisjon av fagsystem samt kontinuerlig revisjon av prosedyrer i Losen. Det er ikke gjennomført sikkerhetsrevisjon i forhold til informasjonssikkerhet og personvern.

«Ledelsens gjennomgang» som egen rapportering knyttet til internkontroll i virksomheten ble innført i 2016. En overordnet rapport basert på enhetenes innrapportering ble utarbeidet før sommeren 2017. Rapporten omhandlet områdene hms, informasjonssikkerhet og faglig tjenesteutøvelse. Ledelsens gjennomgang for 2017 er ikke gjennomført.

Internkontroll og risikostyring vil i fremtiden bli ivaretatt i Stratsys.

Fylkesmannen meldte kommunen inn i ROBEK i juni 2017 etter bystyrets vedtak om årsregnskapet 2016. Innmeldingen i 2015 var med bakgrunn i manglende inndekning av merforbruk i 2013. Det har i hele 2015 og 2016 vært jobbet målrettet med å gjenvinne økonomisk balanse og innfri målet om utmelding av ROBEK. Kommunes regnskap for 2016 viser balanse, etter at 32,7 mill. kroner av regnskapsmessig merforbruk fra tidligere år er dekket inn. Driftsregnskapet for 2017 viser et overskudd av frie midler i netto driftsresultat, der 11 mill. kroner er brukt som egenfinansiering på investeringssiden, mens 3,4 mill. kroner er satt av til disposisjonsfond. Sistnevnte er første innskudd for å bygge økonomiske buffers og danne en plattform for en sunn og bærekraftig økonomi og utvikling tjenesteproduksjon.

Det har vært god oppfølging og kontroll på våre investeringsprosjekter gjennom året, men investeringskostnadene er under budsjett samlet sett. Avviket skyldes forsinkelser i oppstart og gjennomføring av vedtatte investeringer, hovedsakelig på grunn av manglende kapasitet. Alle store prosjekter har en utvikling i tråd med budsjett. I 2017 var det lagt ekstra vekt på oppfølging, rapportering og styring av investeringssiden. Konkret resultat er vist i kvartalsrapportene, herunder revidering av investeringsbudsjettet knyttet til tredje kvartal.

Driftsbudsjettet ble betydelig styrket av ekstraordinær skatteinngang på nasjonalt nivå, som Kristiansund kommune tok del i gjennom inntektsutjevningen. Det ble også en betydelig reduksjon av netto finansutgifter sett fra opprinnelig budsjett, et forhold som ble justert gjennom året via kvartalsrapportene. Rammeområdene overholdt ikke de vedtatte økonomiske rammer, selv ikke etter betydelig styrking i budsjettvedtakene gjennom året. De største utfordringene er knyttet til turnusbaserte tjenester innen helse og omsorg.

Månedsrapportene fra rammeområdene er en sentral del av økonomioppfølging- og styringen gjennom året. Med bakgrunn i månedsrapportene får de enkelte enhetene tilpasset oppfølging gjennom året. Dette arbeidet gir grunnlaget for kvartalsrapportering på økonomi, sykefravær og verbalforslag til formannskap og bystyre. Formannskapet er i tillegg månedlig orientert om status på økonomi og sykefravær.

Analyseverktøyet «Visma BI » er rullet ut på de gjennomgående områdene økonomi, lønn/personal, innkjøp. Verktøyet muliggjør daglig rapportering på enhets- og avdelingsnivå knyttet til utvalgte indikatorer, og skal bidra til bedre styring og kontroll på vår ressursanvendelsen innenfor disse områdene. Verktøyet skal være tilgjengelig på både administrativt og politisk nivå.

For å få til et godt utgangspunkt for et meget krevende handlingsprogram for perioden 2018 til 2021, ble den årlige budsjettkonferansen gjennomført for formannskap, gruppeledere og tillitsvalgte høsten 2017.

Etisk standard

Etisk standard følges opp og sikres gjennom kommunens kvalitetssystem, hvor ulike rutiner og retningslinjer implementerer sosiale rettigheter, miljø og etiske prinsipper. I tillegg gjennomgås temaer som personvern, verdigrunnlag, etikk og korrupsjon jevnlig på personalmøter og ved nyansettelser.

Vi har mottatt ett varsel, som viste seg å ikke være et varsel i lovens forstand. Vi har mottatt fem klagesaker. Alle klagesaker mottatt i 2017 er ferdig saksbehandlet, og vi er i reetableringsfasen.

Vi følger «Retningslinjer for håndtering av krevende personalsaker, konflikter og varsling i Kristiansund kommune», vedtatt i Arbeidsmiljøutvalget 27. april i 2017.

Veilederen er ment som et verktøy for håndtering av krevende personalsaker, konflikter og varsling av kritikkverdige forhold i Kristiansund kommune. Hensikten er å klargjøre virkemidlene som er til rådighet, og trekke opp regler for saksbehandlingen.

Veilederen del 1 handler overordnet om forebyggende virkemidler og ansvar, del 2 omhandler generelle retningslinjer for alle typer av personal-, konflikt, og varslingssaker i Kristiansund kommune. Del 3 handler om særskilte retningslinjer for konflikthåndtering. Del 4 omhandler særskilte retningslinjer for varsling.

Det er i etterkant utarbeidet en varslingsplakat (viser til Arbeidstilsynets plakat).

Utfordringer og planer

I planperioden er målet:

• å utarbeide delmål, tiltak og aktiviteter knyttet til hovedmålene i kommuneplanens samfunnsdel
• å etablere et helhetlig system for styring og kontroll
• å styrke vår internkontroll og videreutvikle verktøy som understøtter betryggende kontroll
• å få større fokus på selskapskontroll og eieroppfølging

Rådmannen vil videreutvikle etikk- og antikorrupsjonsarbeidet i organisasjonen, jamfør arbeidet med «Retningslinjer for håndtering av krevende personalsaker, konflikter og varsling i Kristiansund kommune».

Det skal være åpenhet og innsyn i kommunens saksbehandling og prioritering. Alle saker som har behov for etisk avklaring vil innstilles til offentlig politisk behandling.

Etikk har blitt aktualisert gjennom 2017 og er et tema som vil følges opp og arbeides med i 2018 og framover.

Det skal etableres et enkelt meldesystem som ivaretar ekstern varsling på kommunens nettside.