For å kunne ivareta samfunnsoppdraget vårt som tjenesteyter, samfunnsutvikler og demokratisk arena kreves det evne til omstilling, endring og fornying. Gjennom å utvikle en kultur for erfaringslæring og styrke evnen til å omsette kunnskap til ny praksis og bedre tjenester har kommunen som ambisjon å være en innovativ og lærende organisasjon.

Mål og resultater

Gjennomgående målekort – fokusområde læring og fornying

Hovedmål – Fremtidsrettet og lærende organisasjon

Suksessfaktor (delmål)	Måleindikator	Resultat-krav	Resultat 2015	Resultat 2016	Resultat 2017	Endring fra sist måling
Effektive arbeidsprosesser	Optimalisering	5	6 nye tiltak	6 nye tiltak	5 nye tiltak
	Samhandling	3	3 nye tiltak	3 nye tiltak	7 nye tiltak
	Digitalisering	10	8 nye tiltak	13 nye tiltak	11 nye tiltak
Kunnskapsbasert praksis og forbedringsarbeid	Innføre metodeverk	Innført	–	I arbeid	Innført
Hensiktsmessig organisering	Innføre ny organisasjonsmodell	Innført	Innført	–	–
Lærende og utviklings-orientert organisasjon	God forvaltningspraksis	800	Ikke målt	523	Ikke målt

Effektive arbeidsprosesser

Optimalisering

• Gjennomført LEAN av arbeidsoppgavene ved Personalseksjonen, og organisert de ansatte i oppgave-team for bedre oppgaveløsning.
• Videreført arbeidet med å optimalisere arbeidsflyten mellom ulike fagsystem i sentraladministrasjonen.
• Kommunen har tatt i bruk KS-læring som opplæringsplattform for nettkurs, arrangement og en kombinasjon av disse. Vi har utviklet egne nettkurs, samt tatt i bruk kurs som er utviklet nasjonalt.
• Videre arbeid med selvhjelpsskjema for at brukerne blir mer selvhjulpne i sine forespørsler.

Internt får vi kontinuerlig tilbakemelding via vår IKT-ServiceDesk knyttet til drift og via vårt kvalitetssystem ved avvik på prosedyrer og retningslinjer knyttet til hms, organisasjon og tjeneste/bruker. Det er også gjennomført kartlegging av opplæring, service og tilgjengelighet knyttet til flere av våre fagsystem.

Samhandling

• Rullet ut trådløst nett i hele kommunen – åpent og til bruk for alle.
• ServiceDesk som håndterer kommunen, så vel som 12 andre kommuner, med 17 000 saker for Kristiansund kommune i 2017.
• Responssenter med digital plattform som knytter sammen brukere og riktig kommunal tjeneste 24/7.
• Kristiansund har utviklet et eLæringskurs i bruk av Office 365. Kurset benyttes nasjonalt, og er utviklet i samarbeid med Microsoft og KS-læring.
• Utvidet bruk av Office 365 som innebærer en rekke nye applikasjoner:
  • Forms – for spørreskjema og undersøkelser
  • Skype – for telefoni, meldinger og digitale samhandling
  • Teams – for lettere samarbeid i grupper og på tvers av organisasjonen
  • Planner – for oversiktlig planlegging og gjennomføring av prosesser og oppgaver
  • Sway – for deling av informasjon og holde presentasjoner
• Tilrettelagt og klargjort for chat på kommunens hjemmeside for å forenkle dialog mellom innbygger og ansatt.
• Nyutgivelsen “Broen” via Sway gir et viktig knutepunkt for informasjon og nyheter.

Digitalisering

Utarbeidet «Kommunal digital gestalt» som skal føre kommunen gjennom et digitalt paradigmeskifte for å ruste kommunens digitale infrastruktur for nye løsninger med bedre samhandling internt og med eksterne aktører og innbyggere. Viktige elementer er:

• Forenkle nettilgang
• Forenkle vår digitale dør inn
• Forenkle informasjonsflyt
• Forenkle sikkerheten
• Forenkle systemtilgangen

Vi har stillinger som arbeider kontinuerlig med å fremme digitalisering:

• Systemarkitekt skal jobbe for at datasystemer skal integreres tettere og dele informasjon i størst mulig grad. Overordnet ansvar for at våre IKT-verktøy er moderne, integrerte og tilpasset en moderne kommune.
• Digitaliseringsrådgiver jobber med kommunens digitale kommunikasjon og uttrykk, samt digitalisering av arbeidsprosesser.

Det har i hele 2017 vært jobbet parallelt med flere digitaliseringsprosjekter. Felles for alle er å gjøre oppgaveløsningen enklere og mer effektiv, både internt og eksternt.

• Lansert ny hjemmeside
• Forenklet og digitalisert flere skjema, både for internt og eksternt bruk.
• Digitalisering av byggesakarkivet pågår.
• Tatt i bruk eBilag regnskap, samt innført mCasch og Vipps.
• SvarUT: Vi har fjernet alle frankeringsmaskiner bortsett fra på Servicetorget. Hensikten er at alle skal sende posten digitalt enten ved å benytte SvarUT integret i fagsystem eller SvarUt-manuell forsendelse dersom dette er mulig. Vi har også tatt i bruk eDialog på kommunens hjemmeside, slik at innbyggerne kan sende sikker digital post til kommunen.
• Innledende samtaler med NEAS om utvikling av et lavfrekvent nett, LoraWAN, for samhandling mellom teknologiske hjelpemiddel og sensorer i bybildet
• Nettbrett i hjemmetjenesten for effektiv arbeidshverdag
• Tatt i bruk digitale sykemeldinger
• Anskaffet digitalt virksomhetsstyringssystem
• Nytt nettverk med ny teknologi som koster under 20 prosent av den gamle nettverksløsningen
• Digitalt løft innen skolen er i gang, og det skal gjennomføres en omfattende satsing i årene fremover

Digitalisering

Utfordringer og planer

Rådmannen vil utvikle og forenkle organisasjonen – bedre ressursutnyttelse, mer tid til kjerneoppgavene og større trivsel og arbeidsglede hos de ansatte. Rådmannen vil ha fokus på prosessoptimalisering i forhold til oppgaveplassering og bredden i tjenestene. Rådmannen vil implementere teknologiske løsninger på en slik måte at vi får ut ønsket effekt både for organisasjonen og kommunenes innbyggere. Fokus vil være på hvordan IKT kan forenkle tilgangen til informasjon og tjenester og på den måten bidra til at det jobbes smartere. I tillegg skal vår ServiceDesk effektiviseres for å øke den interne brukerstøtten.

Det er startet masseutrulling av en samhandlingsplattform med chat, telefoni og videosamtaler fra alle PCer, nettbrett, mobiltelefoner og vanlige telefoner i kommunen. I tillegg til tradisjonell telefoni, legger løsningen til rette for raskere responstid og effektiv problemløsning.

Velferdsteknologi skal være en naturlig del, og gjerne et førstevalg, ved tildeling av hjemmebaserte tjenester.
Alarmsentral ble utviklet til å bli et regionalt responssenter for velferdsteknologi.

Rådmannen vil flytte fokus fra overordnet organiseringen til en effektivisering av tjenesteleveransene og samhandlingen. I dette ligger et omfattende arbeid med optimalisering av de ulike arbeidsprosesser i alle deler av kommunen.

Samlokalisering av administrative funksjoner og etablering av eget servicetorg vil bidra til en hensiktsmessig organisering av viktige bruker- og innbyggerrettede tjenester.

Arbeidet med ny skole- og barnehagestruktur pågår for fullt. Det er planlagt ferdigstillelse av to nye barnehager i løpet av 2018. Arbeidet med implementering av skolestruktur er godt i gang, gjennom en viktig utredningsfase, hvor både kvalitative og kvantitative forhold skal avklares.

Rådmannen vil utvikle en tydelig kultur for læring og fornyelse. Aktivt oppfølgingsarbeid etter gjennomført 10- faktor undersøkelse blir sentralt for videre lærings- og utviklingsarbeid.