Virksomhetsstyringen skal baseres på mål- og resultatstyring som overordnet styringsprinsipp.
Styringsprinsippet skal;
- sikre effektiv gjennomføring av politiske vedtak
- sikre etterlevelse av lover og forskrifter
- integrere risikostyring og internkontroll
- sikre en hensiktsmessig organisering, effektive arbeidsprosesser og riktig ressursanvendelse
- sikre læring, forbedring og innovasjon
Systematisk rapportering fra tjenesteområdene til rådmannen, og videre fra rådmannen til politiske organer, er en forutsetning for god politisk og administrativ styring. Vårt rapporteringssystem består av månedsrapporter, kvartalsrapporter og årsrapport, som alle fremmes for politisk behandling.
Mål- og resultatstyring
Mål- og resultatstyring innebærer at kommunen skal planlegge, sette mål og at resultatene skal måles og følges opp for å avdekke avvik og kontinuerlig forbedre og videreutvikle tjenestene. Mål- og resultatstyring skal også sikre læring i organisasjonen.
Mål- og resultatstyring skjer manuelt ved hjelp av styringskort basert på følgende prosess:
- Overordnede mål blir vedtatt hvert fjerde år som en del av kommuneplanen, målene i styringskortene blir vedtatt hvert år som en del av handlingsprogrammet.
- Rammeområdene får tildelt økonomiske rammer, mål og andre føringer for tjenesteproduksjonen i perioden gjennom handlingsprogrammet.
- Lederavtaler inngås årlig og forplikter partene til å gjennomføre mål og tiltak innen de rammer og fullmakter som er gitt.
- Minst en gang i året gjennomføres resultatoppfølging (lederdialog) mellom rådmannen/kommunalsjef og enhetsleder. Dette sikrer måloppnåelse og overholdelse av rammer. Ved avvik eller risiko for avvik iverksettes korrigerende og forebyggende tiltak.
- Rapportering på måloppnåelse skjer ved årets slutt som en del av kommunens årsrapport.
Resultatgrense:
Ønsket resultat
Akseptabelt resultat
Uakseptabelt resultat
Fokusområde | Hovedmål | Suksessfaktor (delmål) |
Måleindikatorer | Målemetode | Resultatkrav | Resultat |
---|---|---|---|---|---|---|
Samfunn | Ikke utarbeidet | |||||
Medvirkning | Innbyggere som aktivt deltar i utviklingen av lokalsamfunnet | Gjennomgående | ||||
Medarbeidere | Motiverte og kompetente medarbeidere | Gjennomgående | ||||
Læring og fornying | Fremtidsrettet og lærende organisasjon | Gjennomgående | ||||
Økonomi | God økonomistyring og godt økonomisk handlingsrom | Gjennomgående | ||||
Brukere | Gode tjenester med fokus på kvalitet, tilgjengelighet og brukermedvirkning | Gjennomgående og unike |
Figuren over illustrerer oppbygningen av styrekortet som benyttes.
Det er definert seks fokusområder, hvorav fem med tilhørende hovedmål. Innenfor hvert hovedmål er det utarbeidet ulike måleindikatorer på utvalgte suksessfaktorer. Noen av suksessfaktorene er gjennomgående for hele organisasjonen. Antall unike suksessfaktorer og måleindikatorer varierer. Det samme gjelder målemetoder og resultatkrav. I all hovedsak er det vårt lønn-, økonomi- og personalsystem som gir styringsinformasjon om økonomi og medarbeidere, mens fagsystemene gir styringsinformasjon om brukerne, tjenestene og HMS. Til måling av tilfredshet og tjenestekvalitet benyttes blant annet verktøyet «bedrekommune.no» og Google-skjema.
Gjennomføring av politiske vedtak
Dette innebærer at kommunen skal ha systemer som sikrer at politiske vedtak blir fulgt opp og iverksatt.
Vedtaksoppfølging skjer elektronisk i kommunens sak- og arkivsystem ePhorte. Egne rapporter viser hvilke saker som skal følges opp og hvilke saker som er ferdig effektuert.
Iverksettelse av politiske vedtak sikres gjennom lederavtaler og ulike handlingsplaner.
Dette omfatter også gjennomføring av politiske vedtak som fattes utenom handlingsprogrammet.
Alle ledere skal holde seg orientert om de vedtak som direkte gjelder eget ansvarsområde, samt forhold som berører hele kommunen.
Etterlevelse av lover og forskrifter
Dette innebærer riktig saksbehandling og tjenesteutøvelse, samt ivaretakelse av kommunens juridiske interesser som forvaltningsmyndighet, tjenesteprodusent og eier.
Saksbehandling skjer elektronisk i kommunens sak- og arkivsystem ePhorte. Utredning av eventuelle juridiske problemstillinger inngår som et ledd i all saksbehandling.
Tjenesteutøvelse skjer etter gjeldende fullmakter og aktuelt lov- og regelverk som har betydning for oppgaven.
Risikostyring og internkontroll
Kravet til internkontroll fremgår av kommuneloven. I tillegg er det innenfor flere områder av kommunens virksomhet særlige lovpålagte krav til internkontroll. Internkontroll er en del av kommunens daglig ledelse og styring innen og mellom fullmaktsnivåene.
Risikovurdering og internkontroll skjer elektronisk i kommunens kvalitetssystem Losen. Risikovurderingen danner grunnlaget for kommunens risikostyring.
Systemet ivaretar dokumentstyring, avvikshåndtering, årshjul, risiko- og sårbarhetsanalyser samt varsling av kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Verktøyet sikrer at daglige arbeidsoppgaver blir utført, styrt og forbedret i henhold til lovens krav.
Organisering, arbeidsprosesser og ressursanvendelse
En hensiktsmessig organisering, effektive arbeidsprosesser og god ressursanvendelse skal sikre at innbyggerne mottar tjenester av rett kvalitet og til rett tid, og at organisasjonens ressurser benyttes på en effektiv måte og innenfor vedtatte økonomiske rammer.
Hensiktsmessig organisering skjer ut fra hensynet til samordning, effektiv oppgaveløsning og kvalitet for brukerne. Organiseringen skal ivareta krav til rolledeling og derigjennom sikre en reell internkontroll.
Effektive arbeidsprosesser skjer gjennom optimalisering av prosesser og bedre samhandling i tillegg til en digitalisering av kommunens systemer. Elementene i PUFF-sirkelen ligger til grunn for utformingen av de enkelte arbeidsprosessene.
God ressursanvendelse skal skje innenfor de mål og budsjettrammer som hvert år vedtas av bystyret.
Kommunens tre fokus
Læring, forbedring og innovasjon
Organisasjonen skal sikre kontinuerlig utvikling av innholdet i sine tjenester og medarbeidernes kompetanse slik at kommunens totale humankapital tilsvarer de krav samfunnet setter til oss.
Kommunens forhold til god forvaltningspraksis skal være gjennomgående i våre planer og daglige virke. Kort sagt skal vi optimalisere økonomi, produktivitet og måloppnåelse slik at våre folkevalgtes vedtak og forutsetninger vil ha best mulig virkning på vårt samfunn og våre brukere.
Vi skal jobbe mot å bli en moderne og lærende organisasjon som fremmer utvikling gjennom involvering, styringsdialog og resultatfokus uten å ta den betydelige kostnaden det er å ligge i front på andre områder enn de våre folkevalgte har bestemt. Sterke og brede grunntilbud vil danne gode fundamenter for læring hvor repetisjon og nyanser i tjenesteutførelsen vil gi oss innsikt til gradvis å forbedre oss.
Kommunens forvaltningspraksis evalueres eksternt gjennom Kommunekompasset. Evalueringen oppsummerer kommunens styrker, svakheter og utfordringer og danner grunnlag for videre utvikling. I tillegg gjennomføres det forvaltningsrevisjon og tilsyn innenfor ulike områder.
Årshjul
Hvert år gjennomføres det en rekke styringsprosesser. Disse er satt inn i et overordnet årshjul som viser hvordan arbeidet med ulike dokumenter og prosesser fases inn i forhold til hverandre politisk og administrativt. Århjulet viser også de aktivitetene som finner sted hvert fjerde år etter valg. I tillegg til det overordnede årshjulet har kommunen detaljerte årshjul for enkeltstående prosesser/aktiviteter.
Årshjul 2016
ADMINISTRATIVE PROSESSER | POLITISKE PROSESSER OG BESLUTNINGER | |
---|---|---|
Januar | Handlingsprogram inneværende periode til Fylkesmannen
Folkevalgtopplæring hvert 4. år etter valg |
|
Februar | Ferdigstille årsregnskap
Rapportere KOSTRA Lederavtaler Medarbeidersamtaler Dialogmøte enheter |
|
Mars | Foreløpig årsregnskap til bystyre
Ferdigstille årsrapport Dialogmøte tillitsvalgte |
Behandling av foreløpig årsregnskap bystyre |
April | Kvalitetssikre KOSTRA-tall
Kvartalsrapport formannskap/bystyre Dialogmøte enheter |
|
Mai | Årsregnskap og årsrapport kontrollutvalg, formannskap/bystyre | Behandling av kvartalsrapport formannskap/bystyre |
Juni | Årsregnskap og årsrapport til Fylkesmannen
Oppstart handlingsprogram Dialogmøte tillitsvalgte og enheter |
Behandling av årsregnskap og årsrapport |
Juli | Kvartalsrapport formannskap og bystyre | |
August | Konsekvensjustert budsjett ledergruppe
Oppstart eiermelding Dialogmøte enheter |
Behandling av kvartalsrapport formannskap/bystyre |
September | Enhetene ferdigstiller handlingsprogram og handlingsplaner
Lønnsforhandlinger Dialogmøte tillitsvalgte |
|
Oktober | Kvartalsrapport formannskap/bystyre
Eiermelding bystyret Ferdigstille betalingssatser Dialogmøte enheter |
Budsjettkonferanse formannskap |
November | Rådmannens utkast til handlingsprogram ferdigstilles | Behandling av handlingsprogram formannskap
Bystyrets eiermøte:
Behandling av kvartalsrapport formannskap/bystyre |
Desember | Formannskapets forslag til handlingsprogram til offentlig ettersyn
Utarbeide detaljbudsjett Dialogmøte tillitsvalgte og enheter |
Behandling av handlingsprogram bystyre |
Hele året | Månedsrapportering alle enheter
Rullering plandokument ROS-analyser Undersøkelser (bruker, medarbeider, innbygger, folkevalgt) ulik frekvens |
Månedsrapportering formannskap
Rapportering kommunens eierrepresentanter formannskap/bystyre |
Utfordringer og planer
Det er en målsetning at virksomhetsstyringen skal forenkles og bli mer effektiv. Samtidig skal organisasjonens forståelse og modenhet på området styrkes. Det skal fremmes sak om anskaffelse av et elektronisk system for virksomhetsstyring.
Rådmannen vil ha fokus på videreutvikling av styringsdata, slik at man kan følge utviklingen gjennom året og ved behov iverksette korrigerende og forebyggende tiltak. En fullstendig revisjon av mål- og resultatkrav vil bli foretatt i forbindelse med innføring av nytt system.
Visma BI skal rulles ut i organisasjonen i løpet av sommeren 2017. Styringsverktøyet skal være tilgjengelig på både administrativt og politisk nivå.
Rådmannen vil ha fokus på forebyggende og kvalitetsfremmende arbeid i hele kommunen og etablere gode kontrollaktiviteter med spesiell vekt på ROS-analyser. Å utnytte funksjonaliteten i kvalitetssystemet vil være en del av dette arbeidet.
Kommunens sak- og arkivsystem skal ut på anbud i løpet av 2017.