Statlig tilsyn

Staten fører tilsyn for å sikre at kommunen ivaretar innbyggernes rettssikkerhet og øvrige kommunale oppgaver i tråd med nasjonale målsetninger.

Vi har i løpet av 2016 hatt ulike tilsyn uten at det er avdekket alvorlige avvik knyttet til vår forvaltning. Tabellen under gir en oversikt over gjennomførte tilsyn.

Gjennomførte tilsyn

Egenkontroll

Egenkontroll er den kontroll vi selv har ansvar for å utøve eller sørge for at blir utført. God egenkontroll skal bidra til å gi innbyggerne tillit til at vi utøver myndighet og leverer tjenester på en betryggende måte.

Egenkontroll består av en rekke virkemidler og utøves av flere aktører:

• Bystyret
• Kontrollutvalget
• Rådmannens internkontroll
• Regnskapsrevisjon
• Forvaltningsrevisjon
• Selskapskontroll

Bystyret har tilsyns- og kontrollansvar for kommunens virksomhet. Selskapskontroll inngår som en del av kontrollansvaret.

Kontrollutvalget fører løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen på vegne av bystyret og påser at vi har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalgets forvaltningsrevisjoner gir de folkevalgte mulighet til å følge opp at politikk og prioriteringer gir ønskede resultater i tjenesten for kommunens innbyggere.

Rådmannen er ansvarlig for at kommunen har et hensiktsmessig og helhetlig system for styring og kontroll og at det utøves internkontroll i virksomheten.

Kommunens revisor gjennomfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og revisjon av rådmannens internkontroll så langt det følger av god kommunal revisjonsskikk.

I mars godkjente bystyret at kommunen skulle inngå som deltager i det nye interkommunale revisjonsselskapet «Møre og Romsdal Revisjon IKS». Selskapet ble etablert i november 2016 og vil overta revisjonsansvaret for kommunen fra 1. februar 2017.

Kommunerevisjonen har i tillegg til revisjon av Kristiansund kommune, gjennomført regnskapsrevisjon av følgende hel-/deleide selskaper for regnskapsåret 2016:

• Kristiansund kommunale Sundbåtvesen KF – ingen merknader til regnskapet i revisjonsberetningen.
• Kristiansund havnekasse – ingen merknader til regnskapet i revisjonsberetningen

Revisjonsberetningene vil foreligge før sommeren 2017.

Kontrollutvalget vedtok 20.9.2016 å gjennomføre følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter for Kristiansund kommune i perioden 2016–2019:

1. Etikk og habilitet på administrativt og politisk plan.
2. Kvalitet i hjemmetjenestene.
3. Gjennomfører Kristiansund kommune god eierstyring i sine selskaper?
4. Har Kristiansund kommune god intern kontroll?

Forvaltningsrevisjonen om etikk og habilitet ble satt i bestilling i desember hos Distriktsrevisjon Nordmøre IKS, med oppstart i januar 2017.

Distriktsrevisjonen gjennomførte i 2015 forvaltningsrevisjon rettet mot offentlige anskaffelser i kommunen. Rapportens anbefalinger er fulgt opp i ettertid. Det som det fortsatt arbeides med er å finne den optimale organisering av bestillerstrukturen vår, samt økt innslag av automatisk behandling av bestillinger og fakturaer.

Arbeidet med kommunens eierberetning for 2015 ble forsinket, og fremmet til politisk behandling først i januar 2017.

Helhetlig system for styring og kontroll

Gjeldende planstrategi for Kristiansund kommune 2016–2019 ble vedtatt i bystyret 28.6.2016. Den nye planstrategien viser kommunens sentrale styringsdokumenter. Alle disse skal forankres i definerte politiske organer, som både har eierskap til og ansvar for utarbeidelse og gjennomføring av planleggingen.

Tabellen under viser prioriterte planoppgaver med revisjonsstatus i henhold til vedtatt planstrategi 28.6.2016.

Prioriterte planoppgaver

Manuelle styringskort er benyttet til oppfølging av vedtatte mål- og resultatkrav. Resultat i forhold til overordnede mål i kommuneplanen samt øvrige resultatkrav i handlingsprogrammet er rapportert ved årets slutt i årsrapporten. Flere rammeområder innen teknisk og helse og omsorg kan vise til resultatforbedring i 2016, mens oppvekst har hatt en negativ utvikling.

Styringskortene ble innført i 2014. Det ble i 2015 gjennomført en videreutvikling av innholdet i kortene basert på en deling mellom felles gjennomgående mål for hele den kommunale virksomheten og unike mål for tjenesteområdene. Kun små justeringer er foretatt i 2016. En fullstendig revisjon av mål- og resultatkrav vil bli foretatt i forbindelse med innføring av nytt elektronisk system for virksomhetsstyring. Målformuleringsprosessen som skal skje i tilknytning til ny samfunnsdel i kommuneplanen, vil være utgangspunktet for arbeidet.

Mål- og resultatstyring inngår også i kommunens lederavtaler. Resultatkravene er i 2016 fulgt opp gjennom medarbeidersamtaler med den enkelte leder. Korrigerende og forebyggende tiltak er iverksatt fortløpende ved avdekking av avvik eller risiko for avvik knyttet til forvaltning og tjenesteutøvelse.

Kommunens elektroniske kvalitetssystem «Losen» ivaretar dokumentstyring, avvikshåndtering, risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS) samt varsling av kritikkverdige forhold på arbeidsplassen.

Vi har i løpet av 2016 hatt fokus på å videreutvikle både kommunens kvalitetsarbeid og selve systemet:

• Etablert eget kvalitetsutvalg som ivaretar rådmannens utøvende ansvar.
• Utarbeidet en kvalitetshåndbok som beskriver kommunens kvalitetspolitikk samt ansvar og myndighet knyttet til vårt kvalitetsarbeid og kvalitetssystem.
• Utarbeidet egne brukermanualer for å sikre korrekt og ensartet bruk av kvalitetssystemet.
• Gjennomført opplæring av superbrukere for videre utrulling av systemet i organisasjonen.

Opplæring av alle ansatte er ikke ferdig og arbeidet fortsetter i 2017. Det vil også være fokus på å bygge opp dokumentbiblioteket samt sørge for en optimal drift av systemet.

Kvalitetssystemet Losen

Vi har innført «Ledelsens gjennomgang» som egen rapportering knyttet til internkontroll i virksomheten. Ledelsens gjennomgang ivaretar områdene hms, informasjonssikkerhet og faglig tjenesteutøvelse. En overordnet rapport vil bli framlagt for kommunens kvalitetsutvalg i 2017 før videre behandling i AMU. En forenkling av malen samt samhandling i forhold til rapportering på hms vil bli prioritert i 2017.

For første gang ble det i 2016 gjennomført en egen sikkerhetsrevisjon i forhold til informasjonssikkerhet og personvern. Målet er å bygge en felles sikkerhetskultur for alle kommunene i IKT-ORKidé. Vi har også gjennomført systemrevisjoner av fagsystem samt kontinuerlig revisjon av prosedyrer i kvalitetssystemet.

Følgende reglement har vært gjenstand for politisk behandling i 2016:

• Reglement for delegering av avgjørelsesmyndighet i Kristiansund kommune
• Finansreglement for Kristiansund kommune
• Økonomireglement for Kristiansund kommune

Vi har benyttet vårt sak- og arkivsystem «ePhorte» for å sikre korrekt saksbehandling og oppfølging av politiske vedtak.

Fylkesmannen meldte kommunen inn i ROBEK fra 2015 med bakgrunn i manglende inndekning av merforbruk i 2013. Det har i hele 2015 og 2016 vært jobbet målrettet med å gjenvinne økonomisk balanse og innfri målet om utmelding av ROBEK. Kommunes regnskap for 2016 viser balanse, etter at 32,7 mill. kroner av regnskapsmessig merforbruk fra tidligere år er dekket inn. Kristiansund kommune meldes som følge av dette ut av ROBEK i løpet av 2017.

Det har vært god oppfølging og kontroll på våre investeringsprosjekter gjennom året, men investeringskostnadene er langt under budsjett samlet sett. Avviket skyldes forsinkelser i oppstart og gjennomføring av vedtatte investeringer, hovedsakelig på grunn av manglende kapasitet. Alle store prosjekter har en utvikling i tråd med budsjett.

Også i 2016 opplevde vi at noen rammeområder ikke overholdt vedtatte økonomiske rammer, selv om merforbruket knyttet til vår interne drift var betydelig lavere enn i 2015. De største utfordringene er knyttet til turnusbaserte tjenester innen helse og omsorg.

Vi har i løpet av året tatt i bruk ny funksjonalitet knyttet til fagsystemene for å forenkle og forsterke den økonomiske styringen. Det er gjennomført månedlig oppfølging av de enkelte rammeområdene, i tillegg til en‑til‑en oppfølging av utvalgte enheter. Dette arbeidet videreføres i 2017. Vi har gjennomført kvartalsrapportering på økonomi, sykefravær og verbalforslag til formannskap og bystyre. Formannskapet er i tillegg månedlig orientert om status på økonomi og sykefravær.

I løpet av 2016 er analyseverktøyet «Visma BI» testet ut på områdene økonomi, lønn/personal og innkjøp. Verktøyet muliggjør daglig rapportering på enhets- og avdelingsnivå knyttet til utvalgte indikatorer, og skal bidra til bedre styring og kontroll på vår ressursanvendelsen innenfor disse områdene. Visma BI rulles ut i organisasjonen i løpet av sommeren 2017. Verktøyet skal være tilgjengelig på både administrativt og politisk nivå.

For å få til et godt utgangspunkt for et meget krevende budsjettarbeid ble den årlige budsjettkonferansen gjennomført for formannskap, gruppeledere og tillitsvalgte høsten 2016.

Etisk standard

Etisk standard følges opp og sikres gjennom kommunens kvalitetssystem, hvor ulike rutiner og retningslinjer implementerer sosiale rettigheter, miljø og etiske prinsipper. I tillegg gjennomgås temaer som personvern, verdigrunnlag, etikk og korrupsjon jevnlig på personalmøter og ved nyansettelser.

Blant annet ble «Retningslinjer for korrupsjonsforebyggende tiltak» revidert i 2016. Egen varslingsplakat ble lansert i kvalitetssystemet og nye retningslinjer for håndtering avkrevende personalsaker, konflikter og varsling utarbeidet i samarbeid med kommuneadvokaten. De nye retningslinjene kommer til politisk behandling i 2017.

Psykisk helse har i løpet av 2016 opprettet egne etikkteam ved alle avdelinger. Metode og verktøy for etisk refleksjon er innført ved deler av Storhaugen helsehus, enhet for sykehjem, Bo og habilitering samt servicekontoret. Alle ansatte ved NAV-kontoret gjennomfører veiledningsplattformen og Kommunalteknikk har utarbeidet nye retningslinjer for lån av kommunale biler, maskiner og utstyr.

Varsel om mulige kritikkverdige forhold ved arbeidsplassen har blitt fortløpende håndtert i 2016.

Utfordringer og planer

I planperioden er målet:

• å utarbeide nye mål- og strategier i kommuneplanens samfunnsdel
• å etablere et helhetlig system for styring og kontroll
• å styrke vår internkontroll og videreutvikle verktøy som understøtter betryggende kontroll
• å få større fokus på selskapskontroll og eieroppfølging

Rådmannen vil videreutvikle etikk- og antikorrupsjonsarbeidet i organisasjonen, blant annet gjennom revitalisering av etiske retningslinjer og andre rutiner og retningslinjer rettet mot korrupsjon. Det skal være åpenhet og innsyn i kommunens saksbehandling og prioritering. Alle saker som har behov for etisk avklaring vil innstilles til offentlig politisk behandling.

Det skal gjennomføres opplæring og veiledning i etisk refleksjon og etiske prinsipper ved flere av våre enheter i løpet av 2017 slik at dette blir en naturlig del av arbeidet og en fast rutine.

Det skal etableres et enkelt meldesystem som ivaretar ekstern varsling på kommunens nettside.