For å kunne ivareta samfunnsoppdraget vårt som tjenesteyter, samfunnsutvikler og demokratisk arena kreves det evne til omstilling, endring og fornying. Gjennom å utvikle en kultur for erfaringslæring og styrke evnen til å omsette kunnskap til ny praksis og bedre tjenester har kommunen som ambisjon å være en innovativ og lærende organisasjon.

Mål og resultater

Gjennomgående målekort – fokusområde læring og fornying

Hovedmål – Fremtidsrettet og lærende organisasjon

Suksessfaktor (delmål)	Måleindikator	Resultat-krav	Resultat 2014	Resultat 2015	Resultat 2016	Endring fra sist måling
Effektive arbeidsprosesser	Optimalisering	5	4 nye tiltak	6 nye tiltak	6 nye tiltak
	Samhandling	3	1 nytt tiltak	3 nye tiltak	3 nye tiltak
	Digitalisering	10	12 nye tiltak	8 nye tiltak	13 nye tiltak
Kunnskapsbasert praksis og forbedringsarbeid	Innføre metodeverk	Innført	–	–	I arbeid
Hensiktsmessig organisering	Innføre ny organisasjonsmodell	Innført	I arbeid	Innført	–
Lærende og utviklings-orientert organisasjon	God forvaltningspraksis	800	Ikke målt	Ikke målt	523

Effektive arbeidsprosesser

Optimalisering

• Gjennomført LEAN av saksflyt knyttet til byggesak.
• Videreført arbeidet med å optimalisere arbeidsflyten mellom ulike fagsystem i sentraladministrasjonen.
• Innført selvbetjeningsløsning på utlån og innlevering ved biblioteket.
• Anskaffet nye infoskjermer med sentral styring av møtevirksomhet på rådhuset.
• Automatisert utrulling av programvare.
• Tilgang til mer programvare gjennom sentral plattform har gitt mindre nedetid og mindre vedlikehold for brukere av de største fagsystemene.
• Teknisk flytting og oppgradering av NAV-programvare skulle føre til bedre vedlikehold og effektiviseringsgevinster, men har dessverre vært belemret med barnesykdommer i flere måneder. Vurderer nå nytt saksbehandlingssystem.
• Omfattende prosjekt for å strømlinjeforme bruk av tidsstyringssystem, for å sikre at lønnskjøring gjøres på riktig grunnlag, at færrest mulig steg er manuelle, og at maskin-til-maskin-kommunikasjon går som den skal. Opplæring til brukere og økt fokus på automatisering har gitt store innsparinger.
• Alle ansatte er gitt tilgang til KS Læring, og kompetanseleder har startet arbeid med å organisere, koordinere og tilgjengeliggjøre eLæring på kommunens eLæringsplattform. Tidligere verktøy, «Xtramile», avvikles.

Internt får vi kontinuerlig tilbakemelding via vår IKT-ServiceDesk knyttet til drift og via vårt kvalitetssystem ved avvik på prosedyrer og retningslinjer knyttet til hms, organisasjon og tjeneste/bruker. Det er også gjennomført kartlegging av opplæring, service og tilgjengelighet knyttet til flere av våre fagsystem.

Samhandling

• Femdoblet bruken av «Skype for business» for prosjekter og ledere. Denne formen for samhandling gir effektiv kommunikasjon og redusert reisebehov. Planlegger utrulling til alle ansatte og elever.
• Startet innføringen av «Office 365» i oppvekstsektoren – skolene er først ute.
• Videreført arbeidet med å differensiere og spesialisere kommunens tilbud knyttet til pleie- og omsorg.
• Freiklynga – 4 barneskoler og 1 ungdomsskole innledet samarbeid for å sikre overgangen mellomtrinn/ungdomstrinn.

Digitalisering

Vi har opprettet to nye stillinger for å fremme digitalisering:

• Systemarkitekt skal jobbe for at datasystemer skal integreres tettere og dele informasjon i størst mulig grad. Overordnet ansvar for at våre IKT-verktøy er moderne, integrerte og tilpasset en moderne kommune.
• Digitaliseringsrådgiver jobber med kommunens digitale kommunikasjon og uttrykk, samt digitalisering av arbeidsprosesser.

Det har i hele 2016 vært jobbet parallelt med flere digitaliseringsprosjekter. Felles for alle er å gjøre jobben enklere og mer effektiv, både internt og eksternt.

• Påbegynt utarbeidelsen av kommunens digitaliseringsstrategi.
• Utforming av ny portal for kristiansund.no – lanseres første halvår 2017. Hver enhet har utpekt en digital tjenesteansvarlig som skal bidra i arbeidet.
• Forenklet og digitalisert ulike skjema, både for internt og eksternt bruk.
• Tatt i bruk elektronisk signatur for arbeidsavtaler.
• Innført elektronisk personalmelding.
• Deltaker i en landsomfattende pilot knyttet til digitalisering av sykemeldinger.
• Innført internettassistert behandling baser på kognitiv terapi.
• Startet prosjektet “Digitale barnehager” med fokus på papirløs kommunikasjon mellom foresatte og ansatte.
• Digitaliseringsprosjekt for å inkludere “ikke-brukere” (eldre og innvandrere) i den digitale hverdagen.
• Digitalisering av byggesakarkivet pågår.
• Årsrapporten ble lansert i fulldigital utgave for første gang
• Tatt i bruk eBilag regnskap, samt innført mCasch og Vipps.

Digitalisering

Kunnskapsbasert praksis og forbedringsarbeid

Gjennom Utviklingssenterets tilgang på ressurser og kompetansemiljøer, har vi klart å øke fokuset på betydningen av kunnskapsbasert praksis i pleie og omsorg. Metoden er lagt til grunn for omfattende forbedringsarbeid knyttet til legemiddelbruk i hjemmebasert omsorg. Metoden anvendes også i andre forbedringsprosjekt, som for eksempel i den nasjonale piloten om Trygghetsstandard i sykehjem.

De største enhetene innen helse og omsorg har etablert nye lederstrukturer som omfatter enhetsleder, fagleder, personalleder og administrativ leder. Dette vil bidra til en tydeligere og mer tilgjengelig ledelse, hvor flere oppgaver kan løses nærmere brukerne.

I tillegg har vi i løpet av 2016:

• Reorganisert enheten Bo og habilitering fra 17 til 7 avdelinger.
• Startet prosessen med å skille ut flyktningetjenesten fra NAV-kontoret. Ny enhet Flyktning- og innvandrertjenesten etableres fra 2017.
• Videreført arbeidet med den nye barnehagestrukturen. Stella Maris kulturbarnehage ble faset ut som følge av dette.
• Påbegynt arbeidet med ny skolestruktur.
• Bestemt hvilke enheter og funksjoner som skal flytte til Vågeveien 4.

Vi har i 2016 gjennomført ny evaluering av vår forvaltningspraksis ved hjelp av Kommunekompasset.

Utfordringer og planer

Rådmannen vil utvikle og forenkle organisasjonen – bedre ressursutnyttelse, mer tid til kjerneoppgavene og større trivsel og arbeidsglede hos de ansatte. Rådmannen vil ha fokus på prosessoptimalisering i forhold til oppgaveplassering og bredden i tjenestene. Rådmannen vil implementere teknologiske løsninger på en slik måte at vi får ut ønsket effekt både for organisasjonen og kommunenes innbyggere. Fokus vil være på hvordan IKT kan forenkle tilgangen til informasjon og tjenester og på den måten bidra til at det jobbes smartere. I tillegg skal vår ServiceDesk effektiviseres for å øke den interne brukerstøtten.

Kommunens telefonisystem skal byttes ut med en samhandlingsplattform som muliggjør chat, telefoni og videosamtaler fra alle PCer, nettbrett, mobiltelefoner og vanlige telefoner i kommunen. Utredning pågår, og prosjektet finansieres gjennom innarbeidet bevilgning i 2017.

Innkjøpstjenesten skal effektiviseres gjennom økt kontroll med alle anskaffelser i kommunen. Antall bestillere skal reduseres og den innkjøpsfaglige kompetansen skal styrkes. Innovative anskaffelser skal prioriteres.

Velferdsteknologi skal være en naturlig del, og gjerne et førstevalg, ved tildeling av hjemmebaserte tjenester. Vi skal i 2017 starter arbeidet med å utvikle vår alarmsentral til å bli et regionalt responssenter for velferdsteknologi.

Kommunen skal øke bruken av kunnskapsbasert praksis (KBP) for å bedre kvaliteten på tjenestene. Fokusområdet i 2017 vil være innen helsetjenester.

Rådmannen vil flytte fokus fra overordnet organiseringen til en effektivisering av tjenesteleveransene og samhandlingen. I dette ligger et omfattende arbeid med optimalisering av de ulike arbeidsprosesser i alle deler av kommunen.

Samlokalisering av administrative funksjoner og etablering av eget servicetorg skal bidra til en hensiktsmessig organisering av viktige bruker- og innbyggerrettede tjenester. Ombyggingen av Vågeveien 4 startet i 2016. Her skal det etableres “en dør – ett telefonnummer”, og samtidig skal bygg fristilles for salg og leieavtaler termineres. Åpning av nytt servicetorg vil skje i løpet av 2017.

Arbeidet med ny skole- og barnehagestruktur pågår for fullt. Det er planlagt ferdigstillelse av to nye barnehager i løpet av 2017. Fremdriftsplanen for bygging av nye barnehager må overholdes for å etablere mer robuste og kostnadseffektive barnehager. Prinsippvedtak om ny skolestruktur er fattet. Nå går prosessen inn i en videre utredningsfase, hvor både kvalitative og kvantitative forhold skal utredes og avklares.

Rådmannen vil utvikle en tydelig kultur for læring og fornyelse. Kommunekompassevalueringen i 2016 vil danne grunnlaget for kommunens videre lærings- og utviklingsarbeid.