Prinsipper for virksomhetsstyring

Virksomhetsstyringen skal:

• baseres på mål- og resultatstyring som overordnet styringsprinsipp
• sikre effektiv gjennomføring av politiske vedtak
• sikre etterlevelse av lover og forskrifter
• integrere risikostyring og internkontroll
• sikre en hensiktsmessig organisering, effektive arbeidsprosesser og riktig ressursanvendelse
• sikre læring, forbedring og innovasjon

Mål- og resultatstyring

Dette innebærer at kommunen skal planlegge, og sette mål og at resultatene skal måles og følges opp for å avdekke avvik og kontinuerlig forbedre og videreutvikle tjenestene. Mål- og resultatstyring skal også sikre læring i organisasjonen.

Mål- og resultatstyring skjer manuelt ved hjelp av målekort.

Figuren under illustrerer oppbygningen av målekortet som benyttes.

Prosess

1. Overordnede mål blir vedtatt hvert fjerde år som en del av kommuneplanen, målene i målekortene blir vedtatt hvert år som en del av handlingsprogrammet.
2. Rammeområdene får tildelt økonomiske rammer, mål og andre føringer for tjenesteproduksjonen i perioden gjennom handlingsprogrammet.
3. Lederavtaler inngås årlig og forplikter partene til å gjennomføre mål og tiltak innen de rammer og fullmakter som er gitt.
4. Minst en gang i året gjennomføres resultatoppfølging (lederdialog) mellom rådmannen/kommunalsjef og enhetsleder. Dette sikrer måloppnåelse og overholdelse av rammer. Ved avvik eller risiko for avvik iverksettes korrigerende og forebyggende tiltak.
5. Rapportering på måloppnåelse skjer ved årets slutt som en del av kommunens årsrapport.

Systematisk rapportering fra rammeområdene til rådmannen, og videre fra rådmannen til politiske organer, er en forutsetning for god politisk og administrativ styring. Kommunens rapporteringssystem består av måneds-rapporter, kvartalsrapporter og årsrapport, som alle fremmes for politisk behandling.

Gjennomføring av politiske vedtak

Dette innebærer at kommunen skal ha systemer som sikrer at politiske vedtak blir fulgt opp og iverksatt.

Vedtaksoppfølging skjer elektronisk i kommunens sak- og arkivsystem ePhorte.
Egne rapporter viser hvilke saker som skal følges opp og hvilke saker som er ferdig effektuert.

Iverksettelse av politiske vedtak sikres gjennom lederavtaler og ulike handlingsplaner.
Dette omfatter også gjennomføring av politiske vedtak som fattes utenom handlingsprogrammet.

Alle ledere skal holde seg orientert om de vedtak som direkte gjelder eget ansvarsområde, samt forhold som berører hele kommunen (eksempelvis myndighetsutøvelse, saksbehandling, anskaffelser, HR, IKT, energi- og miljøeffektivitetskrav osv.).

Etterlevelse av lover og forskrifter

Dette innebærer riktig saksbehandling og tjenesteutøvelse, samt ivaretakelse av kommunens juridiske interesser som forvaltningsmyndighet, tjenesteprodusent og eier.

Saksbehandling skjer elektronisk i kommunens sak- og arkivsystem ePhorte.
Utredning av eventuelle juridiske problemstillinger inngår som et ledd i all saksbehandling.

Tjenesteutøvelse skjer etter gjeldende fullmakter og aktuelt lov- og regelverk som har betydning for oppgaven.

Risikostyring og internkontroll

Kravet til internkontroll fremgår av kommuneloven. I tillegg er det innenfor flere områder av kommunens virksomhet særlige lovpålagte krav til internkontroll. Internkontroll er en del av kommunens daglig ledelse og styring innen og mellom fullmaktsnivåene.

Risikostyring og internkontroll skjer elektronisk i kommunens kvalitetssystem KvalitetsLosen.

Systemet ivaretar dokumentstyring, avvikshåndtering, årshjul, risiko- og sårbarhetsanalyser samt varsling av kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Verktøyet sikrer at daglige arbeidsoppgaver blir utført, styrt og forbedret i henhold til lovens krav.

Organisering, arbeidsprosesser og ressursanvendelse

En hensiktsmessig organisering, effektive arbeidsprosesser og god ressursanvendelse skal sikre at innbyggerne mottar tjenester av rett kvalitet og til rett tid, og at organisasjonens ressurser benyttes på en effektiv måte og innenfor vedtatte økonomiske rammer.

Hensiktsmessig organisering skjer ut fra hensynet til samordning, effektiv oppgaveløsning og kvalitet for brukerne. Organiseringen skal ivareta krav til rolledeling og derigjennom sikre en reell internkontroll.

Effektive arbeidsprosesser skjer gjennom optimalisering av prosesser og bedre samhandling i tillegg til en digitalisering av kommunens systemer. Elementene i PUFF-sirkelen ligger til grunn for utformingen av de enkelte arbeidsprosessene.

God ressursanvendelse skal skje innenfor de mål og budsjettrammer som hvert år vedtas av bystyret.

Kommunens tre fokus

Læring, forbedring og innovasjon

Organisasjonen skal sikre kontinuerlig utvikling av innholdet i sine tjenester og medarbeidernes kompetanse slik at kommunens totale humankapital tilsvarer de krav samfunnet setter til oss.

Kommunens forhold til god forvaltningspraksis skal være gjennomgående i våre planer og daglige virke. Kort sagt skal vi optimalisere økonomi, produktivitet og måloppnåelse slik at våre folkevalgtes vedtak og forutsetninger vil ha best mulig virkning på vårt samfunn og våre brukere.

Vi skal jobbe mot å bli en moderne og lærende organisasjon som fremmer utvikling gjennom involvering, styringsdialog og resultatfokus uten å ta den betydelige kostnaden det er å ligge i front på andre områder enn de våre folkevalgte har bestemt. Sterke og brede grunntilbud vil danne gode fundamenter for læring hvor repetisjon og nyanser i tjenesteutførelsen vil gi oss innsikt til gradvis å forbedre oss.

Kommunens forvaltningspraksis evalueres eksternt gjennom Kommunekompasset. Evalueringen oppsummerer kommunens styrker, svakheter og utfordringer og danner grunnlag for videre utvikling. I tillegg gjennomføres det tilsyn og forvaltningsrevisjon innenfor ulike områder.

Styringsmodeller

Kommunen benytter ulike styringsmodeller for å iverksette politiske vedtak, prioriteringer og mål, og å skape best mulige resultater og kvalitet i tjenestene.

Linjestyring – styring av basisorganisasjon.

Prosjektstyring – styring av midlertidig organisasjon som et prosjekt eller program.

Kontraktstyring – styring av tjenester som ikke produseres i egen regi.

Eierstyring – styring av selskaper som kommunen eier helt eller delvis.

Årshjul

Hvert år gjennomføres det en rekke styringsprosesser. Disse er satt inn i et overordnet årshjul som viser hvordan arbeidet med ulike dokumenter og prosesser fases inn i forhold til hverandre politisk og administrativt. Århjulet viser også de aktivitetene som finner sted hvert fjerde år etter valg. I tillegg til det overordnede årshjulet har kommunen detaljerte årshjul for enkeltstående prosesser/aktiviteter. Figuren under beskriver hvordan og når ulike dokumenter og prosesser fases inn i forhold til hverandre politisk og administrativt i løpet av året, og hvert fjerde år etter valg.

Årshjul

Utfordringer og planer

Det er en målsetning at virksomhetsstyringen skal forenkles og bli mer effektiv. Samtidig skal organisasjonens forståelse og modenhet på området styrkes.

Det skal fremmes sak om anskaffelse av elektronisk system for virksomhetsstyring.

Rådmannen vil arbeide for at kommunen skal levere gode tjenester ut fra de rammebetingelser som vedtas. Gjennom mål- og resultatstyring skal det arbeides systematisk med å sikre riktige og effektive tjenester til brukerne. I tillegg til generelle og gjennomgående mål, skal spesifikke mål innenfor alle rammeområdene sikre riktig utvikling av de enkelte tjenestene. Rådmannen vil ha fokus på å hente ut samordningsgevinster mellom enheter og rammeområder.

Rådmannen vil ha fokus på videreutvikling av styringsdata, slik at man kan følge utviklingen gjennom året og ved behov iverksette forebyggende tiltak.

Rådmannen vil ha fokus på å etablere gode kontrollaktiviteter med spesiell vekt på ROS-analyser. Å utnytte funksjonaliteten i kvalitetssystemet vil være en del av dette arbeidet.

Det skal gjennomføres en evaluering av kommunens forvaltningspraksis i 2016.