For å kunne ivareta samfunnsoppdraget vårt som tjenesteyter, samfunnsutvikler og demokratisk arena kreves det evne til omstilling, endring og fornying. Gjennom å utvikle en kultur for erfaringslæring og styrke evnen til å omsette kunnskap til ny praksis og bedre tjenester har kommunen som ambisjon å være en innovativ og lærende organisasjon.

Mål og resultater

Gjennomgående målekort – fokusområde læring og fornying

Hovedmål – Fremtidsrettet og lærende organisasjon

Suksessfaktor (delmål)	Måleindikator	Resultat­krav	Resultat 2013	Resultat 2014	Resultat 2015	Endring fra sist måling
Effektive arbeids­prosesser	Optimalisering			4 nye tiltak	8 nye tiltak
	Samhandling			1 nytt tiltak	2 nye tiltak
	Digitalisering			6 nye tiltak	3 nye tiltak
Hensikts­messig organisering	Innføre ny organisasjons­modell	Innført	I arbeid	I arbeid	Innført
Lærende og utviklings­orientert organisasjon	God forvaltnings­praksis	800	Ikke målt	Ikke målt	Ikke målt

Fokusområde Læring og fornying er skilt ut som eget målekort og utvidet med flere suksessfaktorer og måleindikatorer. Målekortet er gjennomgående for hele kommunen. Det er så langt ikke definert egne resultatgrenser for alle måleindikatorene.

Effektive arbeidsprosesser

Optimalisering

• Utvidet innkjøpstjenesten med flere ansatte for å oppnå en effektiv og rasjonell tjeneste gjennom sentralisering av oppgaver og ansvar.
• Innført helelektronisk konkurransegjennomføring for innkjøpstjenesten.
• Tatt i bruk en forenklet versjon av kommunens kvalitetssystem tilpasset mobil og nettbrett, hvor ansatte kan rapportere avvik og finne dokumentasjon.
• Tatt i bruk eHandelsmodul, forhandlingsmodul, eBudsjett for lønnsbudsjettering samt ny funksjonalitet for registrering og behandling av reiseregninger og ferie- og fravær i Visma.
• Innført ny teknisk løsning for politisk godtgjørelse.
• Innført fullelektronisk telling i forbindelse med kommunestyre- og fylkestingsvalget.
• Strømlinjeformet scanning og arkivering av sakspapirer fra barnehager og skoler til dokumentsenteret.
• Helautomatisert Stormvarselet – inngår nå som en del av kommunens elektroniske overvåking.
• Startet scanning av kommunens byggesaksarkiv og dermed utfasing av det fysiske arkivet for Plan og byggesak.
• Igangsatt prosess for å optimalisere saksflyten innen Plan og byggesak.

Samhandling

• Etablert klynger av samarbeidende barnehager og skoler for å sikre en god overgang.
• Utviklet strukturer og metode for å utøve tverrfaglig samhandling med utgangspunkt i brukerens hjem.
• Påbegynt arbeidet med å differensiere og spesialisere kommunens tilbud knyttet til pleie- og omsorg.
• Igangsatt prosess for å optimalisere arbeidsflyten mellom ulike fagsystem i sentraladministrasjonen.

Digitalisering

• Innført sikker digital postkasse til innbyggere og næringsliv.
• Tatt i bruk eSøknad bostøtte.
• Digitalisert SFO-skjema for foresatte til skoleelever.

Digitalisering

Bruk av elektroniske skjema gikk ned i 2015 sammenlignet med 2014. Dette skyldes en nedgang i søknader om barnehageplass, samt færre utlyste stillinger i kommunen. Økningen for andre skjema, skyldes utvikling og bruk av nye skjema i perioden.

Hensiktsmessig organisering

• Etablert egne enheter for Samfunnsutvikling, Kultur og Voksenopplæring.
• Etablert Bo og habilitering som én enhet.
• Etablert Sykehjem som én enhet og innlemmet interne tjenester i den nye enheten.
• Ferdigstilt Storhaugen helsehus og klargjort for flytting av alle korttidsfunksjoner.
• Slått sammen Familie- og Ungdomsteamene til Psykisk helsetjeneste for barn og familier. Flyttet opplæringstjenesten og psykisk helsetjeneste til Barn, familie, helse samt omorganisert enhetens helsestasjon- og skolehelsetjeneste.

Lærende og utviklingsorientert organisasjon

Figuren viser kommunens utvikling på fokusområdene i Kommunekompasset basert på gjennomførte evalueringer i 2010 og 2012. Evalueringen i 2012 danner grunnlaget for kommunens utviklingsarbeid.

Utfordringer og planer

Effektive arbeidsprosesser

Vi skal sørge for effektive og rasjonelle arbeidsprosesser gjennom å utnytte funksjonaliteten i etablerte og nyervervede systemer. Vi skal jakte på tidstyver i egen organisasjon som gjør at innbyggerne får for sen og for dårlig service. Vi skal sørge for at tiden benyttes til å løse kjerneoppgaver. Samtidig må digital kommunikasjon som forvaltningskommunikasjon videreutvikles til å omfatte flere av våre oppgaver.

Rådmannen vil utvikle og forenkle organisasjonen. Resultatet av en vellykket forenklingsprosess vil synliggjøres i form av bedre ressursutnyttelse, mer tid til kjerneoppgavene og større trivsel og arbeidsglede hos de ansatte. Rådmannen vil ha fokus på prosessoptimalisering i forhold til oppgaveplassering og bredden i tjenestene.

Rådmannen vil implementere teknologiske løsninger på en slik måte at vi får ut ønsket effekt både for organisasjonen og kommunenes innbyggere. Fokus vil være på hvordan IKT kan forenkle tilgangen til informasjon og tjenester og på den måten bidra til at det jobbes smartere.

Innkjøpstjenesten skal organisere gjennomføring og kontroll med alle anskaffelser i kommunen ved bruk av færre bestillere med bedre innkjøpsfaglig kompetanse. Dette skal sikre riktigere og mer økonomisk fordelaktige anskaffelser.

Det skal

• gjennomføres en kartlegging og gjennomgang av arbeidsprosesser i Personal og organisasjonsseksjonen (PO) – arbeidet skal være utgangspunkt for tilsvarende prosesser i andre deler av organisasjonen
• utarbeides en digitaliseringsstrategi ved PO
• gjennomføres et digitaliseringsprosjekt ved PO i samarbeid med IKT-ORKidé

Hensiktsmessig organisering

Hovedelementene i OU-prosessen som har vært gjennomført de siste to år, er på plass i 2015. Det gjenstår fortsatt et arbeid med fullstendig implementering av viktige deler, og å sikre medvirkning og eierskap fra alle deler av organisasjonen er en kritisk suksessfaktor.

Mest omfattende er det å etablere sykehjemmene som en enhet samtidig som fremtidig disponering og bruk av kommunens sykehjems- og heldøgnsplasser gjennomgås. Den reviderte pleie- og omsorgsplanen legger viktige premisser for dette arbeidet.

Fremdriftsplanen for bygging av nye barnehager må overholdes for å etablere mer robuste og kostnadseffektive barnehager. Det er planlagt ferdigstillelse av to nye barnehager i løpet av 2016, og deretter ferdigstillelse av ytterligere en ny barnehage i 2017.

Etablering av det nye servicetorget gjennom samling av viktige bruker- og innbyggerrettede tjenester blir en viktig oppgave i 2016. Her skal det etableres “en dør – ett telefonnummer”, og samtidig skal bygg fristilles for salg og leieavtaler termineres.

Rådmannen vil nå flytte fokuset i OU-prosessen fra den overordnede organiseringen til en effektivisering av tjenesteleveransene og samhandlingen. I dette ligger et omfattende arbeid med optimalisering av de ulike arbeidsprosesser i alle deler av kommunen.

Lærende og utviklingsorientert organisasjon

Rådmannen vil utvikle en tydelig kultur for læring og fornyelse. Det skal gjennomføres en ny evaluering av kommunens forvaltningspraksis i 2016.