God kommunal egenkontroll skal bidra til å gi innbyggerne tillit til at kommunen utøver myndighet og leverer tjenester på en betryggende måte. Egenkontroll er en viktig del av styringssystemet og skal bidra til å unngå kritikkverdige hendelser. I tillegg til egenkontroll fører mange statlige organer tilsyn med kommunen.

Bystyret har tilsyns- og kontrollansvar for kommunens virksomhet. Selskapskontroll inngår som en del av kontrollansvaret. Kontrollutvalget fører løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen på vegne av bystyret og påser at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kommunens revisor gjennomfører regnskapsrevisjon, forvaltningsrevisjon og revisjon av rådmannens internkontroll så langt det følger av god kommunal revisjonsskikk.

Rådmannen er ansvarlig for at kommunen har et hensiktsmessig og helhetlig system for styring og kontroll og at det utøves internkontroll i virksomheten.

Styring og kontroll av virksomheten

Styringsdialogen mellom kontrollutvalget og bystyret har vært åpen og gir retning for videre utvikling av virksomheten.

Revisjonsordning

Det har i hele 2015 pågått en utredning om etablering av og eventuell deltagelse i ny interkommunal revisjonsordning. For Kristiansund har det vært viktig at dagens kostnadsnivå reduseres med ny ordning, det vil si en endring fra fast kostnadsfordeling til fakturering etter medgått tid. Det er i forarbeidet til etableringen av det nye selskapet bestemt at forutsigbarhet for kostnader skal tillegges betydelig vekt. Saken fremmes politisk i begynnelsen av 2016.

Regnskapsrevisjon

Vi mottok revisjonsberetning for Kristiansund kommune og Kristiansund kommunale Sundbåtvesen KF for 2014 uten merknader. I revisjonsberetningen for kommunen var det tatt inn en presisering knyttet til bruk av disposisjonsfond uten at denne hadde betydning for revisjonens konklusjon. Beretning for regnskapsåret 2015 vil foreligge i første halvdel av 2016.

Forvaltningsrevisjon

Distriktsrevisjonen har i løpet av 2015 gjennomført forvaltningsrevisjon rettet mot offentlige anskaffelser i kommunen. Rapportens anbefalinger er fulgt opp i ettertid og 6 av 8 punkt er helt eller delvis gjennomført. Arbeidet fortsetter i 2016. Framdriften og kvaliteten på oppfølgingen av anbefalingene avhenger av at vi får på plass en redusert bestillerstruktur og mer sentralisert innkjøpsfunksjon.

Tilsyn

Kommunen har i løpet av 2015 hatt ulike tilsyn uten at det er avdekket alvorlige avvik knyttet til vår forvaltning.

Styring og kontroll i virksomheten

Vi fullførte organisasjonsendringene som har pågått i to år. Denne omstruktureringen skal sammen med nye linjeledere og endringer i administrativ ledelse levere gode tjenester og forsvarlig økonomi i tiden framover.

Mål- og resultatstyring

Enhet for samfunnsutvikling ble etablert for å få et klarere og gjennomgående målbilde for kommunen og alle ansatte. Målet er å få en bedre forankring av planene fra politisk ledelse til interaksjonen med brukerne. Selv om prosessene for målarbeid er lange, er arbeidet med å stake ut en klarere kurs påbegynt gjennom revisjon av kommunens planstrategi. Strategien kommer til politisk behandling i 2016.

Målekort benyttes som kommunens administrative system for oppfølging i forhold til vedtatte mål- og resultatkrav. Målekortene ble innført i 2014. Det er gjennomført en videreutvikling av innholdet i kortene på bakgrunn av erfaringer gjennom året. Det er blant annet foretatt en deling mellom felles gjennomgående mål for hele den kommunale virksomheten og unike mål for tjenesteområdene. En fullstendig revisjon av ulike mål- og resultatkrav vil bli foretatt i forbindelse med innføring av et elektronisk system for mål- og resultatstyring i 2017.

Mål- og resultatstyring inngår i kommunens lederavtaler. Resultatkravene er fulgt opp gjennom medarbeidersamtaler med den enkelte leder. En felles ledelsespraksis er under utarbeidelse og arbeidet vil bli videreført i 2016.

Regnskapsutvikling og økonomisk styring

Fylkesmannen meldte kommunen inn i ROBEK fra 2015 med bakgrunn i manglende inndekning av merforbruk i 2013. Konsekvensen av å komme på ROBEK-listen er at kommunen må ha godkjenning fra fylkesmannen (staten) for å ta opp nye lån eller gå inn i langsiktige leieavtaler. Fylkesmannen fører også tilsyn med kommunens forpliktende plan for hvordan kommunen skal komme seg ut av registeret. Det ble i 2015 iverksatt en betydelig tiltakspakke for å komme i økonomisk balanse igjen. Det ble utarbeidet egen rapporteringsplan for tiltakene og framdrift og samlet økonomisk effekt for justeringstiltakene ble fortløpende publisert på kommunens intranett og hjemmeside. Til tross for plussresultat i 2015 ble ikke dette stort nok til å kunne betjene deler av akkumulert underskudd som planlagt og målet om utmelding allerede i 2016 ble ikke nådd.

Også i 2015 opplevde vi at noen rammeområder ikke overholdt vedtatte økonomiske rammer. For å forsterke styringen ble linjeledelsens økonomiske ansvar vedtatt utvidet til å være gjennomgående i hele ledelsesapparatet, fra rådmann til avdelingsleder. Vedtaket gjøres gjeldende fra 2016 og utvidelsen omfatter avdelingsledernes ansvar for personalkostnader.

Det har vært god oppfølging og kontroll på alle våre investeringsprosjekter gjennom året. Vi er langt under budsjett samlet sett, noe som i all hovedsak skyldes et stort antall vedtatte, ikke gjennomførte investeringsprosjekter. Alle de store prosjektene har hatt en utvikling i tråd med budsjett.

Vi har i løpet av året tatt i bruk ny funksjonalitet knyttet til fagsystemene for å forenkle og forsterke den økonomiske styringen. Det er gjennomført månedlig oppfølging av de enkelte rammeområdene, i tillegg til ukentlig en-til-en oppfølging av utvalgte enheter. Dette arbeidet videreføres i 2016.

Vi har innført hyppigere rapportering til formannskap og bystyre og gjennomfører nå kvartalsrapportering på mål og tiltak vedtatt i økonomiplanen. Formannskapet er i tillegg orientert månedlig om status på økonomi og sykefravær. Resultat i forhold til overordnede mål i kommuneplanen samt øvrige resultatkrav knyttet til målekortene er rapportert ved årets slutt i årsrapporten.

For å få til et godt utgangspunkt for et meget krevende budsjettarbeid ble den årlige budsjettkonferansen gjennomført for kommunens nyvalgte formannskap høsten 2015.

Risikostyring og internkontroll

Kommunen har et overordnet kvalitetssystem og eget sak- og arkivsystem som skal sikre etterlevelse av lovverk, politiske vedtak og interne rutiner.

For å styrke internkontrollen innførte kommunen i 2014 et elektronisk kvalitetssystem som ivaretar dokumentstyring, avvikshåndtering, årshjul, risiko- og sårbarhetsanalyser (ROS) samt varsling av kritikkverdige forhold på arbeidsplassen. Utfordringer knyttet til det administrative ansvaret for systemet har medført at implementeringen har tatt lengre tid enn forventet. Ny systemansvarlig vil være på plass fra 2016 for å sikre fortsatt utvikling av og eierskap til systemet.

For å videreutvikle internkontrollen er det i løpet av 2015:

• Gjennomført opplæring i metodeverket for ROS-analyser.
• Gjennomført totalt 19 ROS-analyser, hvorav 16 er innenfor beredskap.
• Gjennomført forbedringstiltak i tjenestene i forbindelse med oppfølging av uønskede hendelser, funn ved stikkprøver, forvaltningsrevisjon og tilsyn.
• Innført helelektronisk konkurransegjennomføring for innkjøpstjenesten.

Revisjon av kommunens økonomireglement ble ferdigstilt i 2015. Reglementet er tilpasset ny organisasjon, nye rapporteringsrutiner, nye verktøy for målstyring og internkontroll samt innskjerpede rutiner for anskaffelser av varer og tjenester. Reglementet vil bli fremmet til politisk behandling i løpet av 2016.

Selskapskontroll

Kommunen deltar aktivt i utredninger knyttet til kommunereformen og ny fremtidig kommunestruktur. Mange av kommunens eierinteresser er i selskaper hvor også en eller flere av våre nabokommuner er eiere. Behovet for en grundig gjennomgang av hvilke eierinteresser kommunen skal fortsette med er til stede, men rådmannen vurderer det riktig å avvente utfallet av arbeidet med kommunereformen før det foretas store endringer. Slik vil noen samarbeid helt naturlig kunne bli avsluttet, mens andre samarbeid ikke lenger er relevante og/eller hensiktsmessige.

En omfattende revisjon av kommunens eiermelding ble ferdigstilt i 2015. I forslaget er det etablert et klarere skille mellom eierpolitikk og eierberetning. Eierpolitikken omhandler kommunens overordnede prinsipper for forvaltning av selskaper og eiendeler, mens eierberetningen gir en samlet oversikt over kommunens eierinteresser. Forslag til ny eiermelding fremmes politisk i begynnelsen av 2016.

Sikkerhet og beredskap

Det er i løpet av året gjennomført ROS-analyse innenfor området IKT-styring og informasjonssikkerhet. I tillegg deltar vi i fellesprosjektet «Informasjonssikkerhet og personvern» for alle kommunene i IKT-ORKidé. Målet er å etablere en felles sikkerhetsstrategi og dokumentere felles sikkerhetsløsninger.

IT-enheten har beredskapsordning utover ordinær arbeidstid. Den er døgnkontinuerlig og beredskapsvakten får melding om feil/stans i IT-systemene/utstyret både på mobiltelefon og via e-post. Beredskapsvakten har egen vaktbil med nødvendig utstyr for å kunne bistå, og skal være i gang med feilsøking og retting innen 30 minutter. IT-enheten har også etablert et samarbeid med helsedirektoratets Computer Security Incident Response Team som overvåker trafikk og trusselbilde for IKT ORKidé-kommunene.

Etisk standard

Etisk standard følges opp og sikres gjennom kommunens kvalitetssystem, hvor ulike rutiner og retningslinjer implementerer sosiale rettigheter, miljø og etiske prinsipper. Varsel om mulige kritikkverdige forhold har blitt fortløpende håndtert i 2015.

Utfordringer og planer

I planperioden er målet å etablere et helhetlig system som sørger for at vi har styring og kontroll i en organisasjon som er effektiv og fremtidsrettet. Kommunens planverk må være fokusert, målrettet og fungere som et referansedokument for den operative gjennomføringen av planer gjennom sine respektive handlingsdeler.

Kvalitetssystemet Losen